All’interno delle imprese si manifestano tutta una serie di nuove tendenze ed esigenze che implicano la capacità di gestire la propria organizzazione in una modalità digitale. Per coloro che sapranno gestire la trasformazione significa potere acquisire nuova efficienza e produttività, accelerare processi che sono oggi poco performanti in quanto non sorretti da una piena ed ampia disponibilità di dati e informazioni, oggi più che mai frammentati. Si deve avere la capacità di trovare una sintesi innovando la logica di processo che in molti contesti d’impresa appare ancora largamente dipendente dalle risorse cartacee, abbattere quello che sempre più spesso viene definito l’impero cartaceo attraverso interventi di dematerializzazione con l’implementazione di workflow integrati in grado di garantire disponibilità di informazioni e accesso da canali di comunicazione diversificati.
Obiettivo della digitalizzazione del business e della creazione di un ecosistema di impresa digitale è la sfida che si pone oggi Ricoh. Una sfida che trova terreno fertile, considerato che Il 63% dei manager – in base a una recente ricerca commissionata a Coleman Parkes Research - afferma che la propria azienda è ben lungi dall’essere pronta ad entrare nell’era digitale e solo il 3% delle organizzazioni ha ultimato questo percorso.
La gestione e condivisione delle informazioni viene oggi accentuata dall’affermazione del modello BYOD, ovvero dalla possibilità di utilizzare propri device mobile in un contesto di business. Significa far si che utenti e dipendenti abbiano accesso accesso a risorse aziendali. Non è un caso che evidenzi come i business leader siano sempre più convinti che l’impossibilità di accedere a documenti (70% del campione) e ai sistemi informativi (63%) mediante dispositivi mobili freni una condivisione efficace delle informazioni, come anche l’impossibilità di effettuare da remoto modifiche a documenti archiviati sui server aziendali. L’impatto delle tecnologie mobili è quindi al centro dell’attenzione dei business leader. Per il 73% di essi è una priorità riuscire a fare in modo che i dipendenti abbiano a disposizione gli strumenti necessari per lavorare ovunque si trovino.
Un altro fenomeno che diventa essenziale al raggiungimento di una maggiore efficienza è quello legato alla capacità di integrare informazioni preziose disperse su documenti cartacei al fine di ottimizzare i processi decisionali.
Come dimostra la ricerca, oltre un terzo delle organizzazioni ha ancora informazioni conservate esclusivamente su carta. Questa situazione – affermano gli autori - non ha ripercussioni negative solo sul decision-making aziendale, ma anche sulla produttività e sui profitti. Oltre un terzo degli intervistati afferma, infatti, che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei. La buona notizia è che la maggior parte delle aziende è consapevole dell’importanza dei documenti cartacei per le strategie di business e l’87% concorda sul fatto che la digitalizzazione migliorerebbe i processi aziendali. Inoltre, il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato.
“Le organizzazioni – afferma Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia - sono consapevoli del fatto che le opportunità derivanti dai Big Data vanno oltre il digitale per cui è necessario migliorare la gestione dei documenti cartacei che contengono informazioni importanti per l’azienda. I leader sono sotto pressione e devono riuscire a prendere le decisioni corrette affinché la propria azienda riesca a rimanere competitiva nell’attuale contesto di mercato. In Ricoh crediamo che la digitalizzazione delle informazioni renda i processi decisionali più efficaci. I volumi delle informazioni stampate continueranno a crescere, siamo entrati nell'era dei Big Data, e la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, è essenziale per effettuare il passaggio al digitale e promuovere la crescita aziendale".
Il passaggio a un’azienda full digital è una necessità imposta dalla trasformazione del business e delle modalità di lavoro e stile di vita quotidiano. Nell imprese si sta affermando la figura dell’Intelligent Worker.
Per quanto ancora limitata ad alcuni contesti aziendali è una tendenza che aumenterà progressivamente e si manifesterà con maggiore intensità di quanto evidenziato fino a oggi. Il 37% del campione d’indagine è infatti convinto che entro il 2018 la maggior parte della popolazione aziendale sarà costituita da iWorker. Importante al fine di soddisfare obiettivi di maggiore efficienza e produttività che sono impliciti nella definizione di un’organizzazione digitale è il ruolo del CIO, che nelle ipotesi più accreditate, dovrebbe esprimere la capacità di trasformazione dell’azienda.
La trasformazione digitale rappresenta, in definitiva, un obiettivo imprescindibile e irrinunciabile per le aziende che si trovano a operare in un contesto sempre più competitivo e in forte mutamento. Dematerializzazione dei documenti, mobile business e utilizzo dei canali on-line/social media nelle interazioni con i clienti sono alcune delle opportunità di cambiamento a disposizione delle aziende di oggi.