Istat ha deciso di utilizzare software e servizi di SIAV - associati alla dematerializzazione, gestione documentale e miglioramento dei processi digitali - per gestire protocollo documentale, workflow e invio di PEC massive.
Grazie all’adozione delle soluzioni - affermano in Siav - l'organizzazione ha potuto beneficiare di un considerevole risparmio di tempo e aumento della produttività:
i tempi di attraversamento dei documenti in ingresso si sono ridotti, infatti, da 60 a 6 ore.
La soluzione
Archiflow (già utilizzata da Banca D’Italia) permette a Istat di inviare, in un’unica soluzione e in un breve lasso di tempo,
oltre 250.000 messaggi PEC per fini statistici (direttamente dalla documentazione di protocollo) e di gestire e protocollare in modo automatico il flusso documentale relativo (comprese le PEC in ricezione), composto da 700.000 documenti provenienti da 2500 utenti.
L’ente di statistica, inoltre, aveva la necessità di migliorare la coordinazione delle 75 unità organizzative sparse nelle 21 sedi in Italia. "Anche in questo caso - si afferma nella nota rilasciata da Siav -
la piattaforma Archiflow ha rappresentato una soluzione valida e omnicomprensiva per la gestione del workflow e la razionalizzazione del protocollo informatico, perché consente l’impostazione di organigrammi e rubriche, il settaggio di processi automatizzati di protocollazione con l’opzione di firma elettronica e lo smistamento automatico dei documenti verso le direzioni di competenza.