Le
riunioni in teoria sono un momento importante della vita d'impresa: dovrebbero servire a mettere a fattor comune le conoscenze e i contributi di chi vi partecipa, per raggiungere decisioni strategiche più efficaci. Invece, evidentemente, la percezione è diversa: chi entra in una riunione quasi sempre
ne esce convinto di aver solo perso tempo. A credere che i meeting aziendali possano essere "salvati" da queste considerazioni è
Sherpany,
software house svizzera che da diversi anni vede le riunioni come uno dei processi critici aziendale che si possono ottimizzare attraverso la digitalizzazione.
Il problema - spiega
Andrea Ratzenberger, VP of Sales and Marketing di Sherpany - è il divario percepito tra quello che si riesce a fare da soli e quello che (non) si realizza in una riunione: "
è come se quando ci riuniamo tornassimo indietro nel tempo, continuiamo a gestire le riunioni come lo facevamo negli anni Duemila". Nel frattempo la produttività individuale è chiaramente aumentata - e di molto - e tutti lo sperimentano direttamente. Mentre
le riunioni sono rimaste al palo.
Fatte le debite distinzioni,
la gestione delle riunioni manageriali potrebbe fare un bel salto evolutivo abbracciando alcuni principi e metodi che sono stati già assorbiti per le riunioni tecniche. I manager e i dirigenti non devono certo diventare
abili Scrum Master, ma si può
abbandonare l'impostazione classica dell'ordine del giorno da "spuntare" passo passo solo in riunione, magari per ore. L'agenda preventiva di un meeting resta essenziale, ma alcuni suoi punti si possono affrontare prima del meeting, in maniera mirata. E dopo gli obiettivi espressi nella riunione possono essere valutabili e quantificabili.
Per tutto questo
serve un ambiente virtuale che unifichi tutto quello che c'è prima, intorno e dopo una riunione dirigenziale. La piattaforma di Sherpany nasce per realizzare questo ambiente, in cui è possibile condividere informazioni e documenti, avviare e seguire discussioni mirate per determinati punti dell'agenda, capire quali punti sono solo informativi e quali richiedono decisioni, controllare se una decisione presa è stata implementata entro la sua deadline. Arrivando quindi in una riunione preparati e certi che si dedicherà tempo
solo ai task che richiedono veramente un confronto tra i partecipanti.
Certo una piattaforma software
non risolve tutti i problemi - "
sarebbe una visione semplicistica", spiega Andrea Ratzenberger - ma aiuta molto. A fare in un certo senso process/workflow management dei meeting ma anche ad
unificare l'esperienza utente che al momento è quasi sempre frammentata tra più applicazioni: di email,
collaboration, document management, comunicazione e via dicendo. Tutte piattaforme con cui Sherpany
comunque si integra, perché non ha senso reinventare la ruota. Serve sono metterla nella direzione più opportuna.
Sherpany al momento si è
focalizzata sulle riunioni di alto livello: esecutive, dirigenziali, degli organi di governance. Sono i momenti formali in cui ci si allinea e si prendono decisioni importanti, che si trasformano in azioni da intraprendere. "
È qui che possiamo portare in breve tempo il maggior valore", spiega Ratzenberger, ma in prospettiva l'approccio e le soluzioni di Sherpany si possono estendere a qualsiasi livello di meeting.
Sherpany in Italia
Le considerazioni e il modello di Sherpany sono pienamente validi anche per l'Italia, spiega
Gabriele Baraldi, Country Manager Italy della società, che è presente ufficialmente nel nostro Paese da inizio 2018. "
Lo scenario che abbiamo riscontrato inizialmente - racconta Baraldi -
vedeva la Trasformazione Digitale presente in molte imprese, ma spesso non come una priorità importante. C'era consapevolezza sulla tematica del digitale ma non sempre con un conseguente passaggio all'azione".
L'accelerazione nella digitalizzazione delle imprese italiane, anche
post-lockdown, ha quindi avuto effetti positivi sullo sviluppo di Sherpany nel nostro Paese. Con clienti importanti -
Acea è ad esempio un caso utente di rilievo - e in generale con un crescente interesse per una soluzione che promette di agire su due fronti importanti. Da un lato
rispondere ad una esigenza organizzativa, dall'altro farlo sapendo soddisfare i requisiti che le aziende, specie quelle grandi, hanno per la protezione delle informazioni e la
compliance.