Sempre più attiva anche come
consulente per la digitalizzazione dei processi delle aziende,
Konica Minolta propone una soluzione semplice e sicura per la
gestione del Libro Firma. Come noto, i processi di firma dei documenti possono trasformarsi in un’attività critica per le aziende.
Spesso, i documenti vengono
creati, modificati e trasmessi in formato digitale, ma poi vengono stampati per essere trasformati nuovamente in file, solo perché devono essere firmati da una o più persone. Oppure accade che i processi si blocchino perché il firmatario non è presente fisicamente in ufficio e non può quindi apporre la sua firma sul documento.
Il
Libro Firma Digitale di Konica Minolta permette di semplificare, informatizzare e dematerializzare l’intero processo di gestione di documenti che necessitano di essere approvati e firmati digitalmente: dalla creazione fino alla conservazione digitale a norma.
Più nel dettaglio, la soluzione Konica Minolta per la gestione del Libro Firma consente di
predisporre i diversi documenti da far firmare in una cartella digitale;
condividerli con il firmatario;
firmare tutti i documenti massivamente attraverso un’interfaccia che centralizza tutta la documentazione a carico della persona;
caricare la documentazione firmata nel sistema e predisporla per la conservazione digitale a norma. L’intero processo quindi è sempre gestibile, anche da casa o da mobile.
Adottando il Libro Firma Digitale nella propria organizzazione, evidenzia una nota, le aziende ottengono una
riduzione dei tempi di approvazione dei documenti di qualsiasi tipo, evitando inutili interruzioni e semplificando così le attività amministrative. Poiché il processo è completamente digitale, in quanto non occorre stampare nulla e non occorre essere presenti, l’azienda risparmia sui costi di stampa e sugli spostamenti dei propri collaboratori.
Infine, grazie alla
piattaforma documentale evoluta, che rispetta le policy di sicurezza e quelle di firma con la conservazione digitale a norma, le organizzazioni possono gestire il processo, rispettando le normative settoriali e sulla privacy.