Canon: non c'è hybrid working senza una vera gestione delle informazioni

L'emergenza pandemica ci ha dato, quantomeno, la possibilità di considerare nuove modalità di lavoro nelle imprese. All'accettazione del remote working - o, se preferite, del lavoro ibrido - si accompagna però anche la constatazione che esso richiede un’infrastruttura tecnologica solida per la gestione delle informazioni e dei documenti. In caso contrario, il rischio è quello di creare da un lato un divario nell'accesso alle informazioni tra chi resta in ufficio e chi vi va meno spesso, dall'altro inefficienze nella gestione dei processi d'impresa. Ne abbiamo parlato con Pierluigi Fioretti, Managing Director Canon Solutions Italia e DS Sales Director di Canon Italia.

A inizio 2022 l'impressione netta è che la fase acuta della pandemia abbia non solo cambiato temporaneamente il modo di lavorare di molti, ma anche modificato le strategie a lungo termine delle imprese nella concezione dello spazio di lavoro. Come considerate l'attuale scenario?

La pandemia e i lockdown del 2020-2021 hanno fatto per molti versi da spartiacque: c'è un "prima" e c'è un "dopo" questi eventi. La differenza principale è che molti fenomeni già in atto si sono accelerati: tra questi la digitalizzazione in generale e, più in particolare, un ripensamento degli spazi di lavoro. Il generico workspace oggi è totalmente "liquido": ovunque si possa lavorare connettendosi a una rete, quello diventa un luogo di lavoro.

È una evoluzione che stiamo toccando con mano presso molti clienti. Le aziende stanno ripensando i loro investimenti IT in funzione del modo in cui hanno deciso di far lavorare dipendenti e collaboratori. Per questo partecipiamo a diversi tavoli di lavoro in cui si ridisegna l'infrastruttura dei processi documentali delle aziende. Non parliamo più semplicemente di MPS ma di MPDS, Managed Print and Document Services: non solo stampa in sé ma servizi gestiti di stampa e informazioni, per la gestione trasversale del dato e del documento. In uno scenario in cui il singolo device multifunzionale diventa anche il punto dove l'informazione, partendo dal documento, viene digitalizzata ed entra in un processo di gestione molto più ampio e olistico.Pierluigi Fioretti, Managing Director Canon Solutions Italia e DS Sales Director di Canon ItaliaCome accennato, questa non è una evoluzione del tutto nuova e legata alla pandemia. Dobbiamo comunque tenere conto, oggi, di una decisa accelerazione del fenomeno. Nel 2019, mediamente, solo il 19% dei dipendenti lavorava in remote working in maniera routinaria. Nel 2020 questa percentuale è schizzata per necessità al 72%. Ora ci aspettiamo che entro il 2025 si stabilizzi intorno al 50%. Questo impone una riprogettazione degli spazi di lavoro e, al contempo, porta i reparti IT a ripensare le piattaforme, i processi e le tecnologie che consentono alle persone di lavorare.

È una evoluzione che abbiamo affrontato anche noi direttamente preparando il primo rientro in ufficio. Abbiamo tra l'altro predisposto un'app interna, basata sulla nostra piattaforma Therefore, che permette a un dipendente, previa identificazione, di prenotare una postazione di lavoro specifica, localizzandola sulla piantina dell'edificio in cui vuole recarsi. Il sistema garantisce che in ogni momento l'occupazione delle scrivanie rispetti le norme di distanziamento previste in quella fase, il meccanismo della prenotazione online semplifica la vita al dipendente e anche ai suoi colleghi. Ora stiamo proponendo questa soluzione anche alle aziende clienti. È una dimostrazione in più di quanto la digitalizzazione sia oggi una parte importante nella sperimentazione e nell'adozione di nuove modalità di lavoro.

Nel picco dei lockdown molte aziende si sono rese conto che i loro processi di gestione delle informazioni erano molto meno ottimali di quanto pensassero. Allora hanno cercato di risolvere questi problemi come potevano, ora devono farlo strategicamente. Quali sono le esigenze principali che vi segnala oggi il mercato?

Il punto chiave, e se vogliamo critico, resta sempre quello della digitalizzazione e dell'ottimizzazione dei processi. E qui c'è ancora molto da fare, perché tutto il "sistema Italia" è stato sempre un po' in ritardo rispetto alla diffusione della digitalizzazione in generale. Oggi però questa è diventata indispensabile, di conseguenza assistiamo, nelle imprese, a una rincorsa a recuperare condizioni di inefficienza.

Lo si vede proprio in quello che i clienti ci chiedono, in particolare se guardiamo al mondo cloud. Fino a prima della pandemia le nostre soluzioni in cloud erano secondarie nelle richieste dei clienti, ora le funzioni collegate al cloud sono invece il primo elemento che viene affrontato nei progetti con le aziende. Durante la pandemia c'è stata una esplosione nell'adozione delle soluzioni in cloud come UniFlow o Therefore, perché le aziende hanno compreso che il cloud permette loro di essere più flessibili ed efficienti.

Storicamente, abbiamo puntato sullo sviluppo di piattaforme e soluzioni cloud-based proprio perché sapevamo che permettevano di combinare insieme produttività e sicurezza dei processi documentali. Da un certo punto di vista potremmo dire che prima della pandemia avevamo raccolto meno di quanto avremmo potuto, rispetto al modello che proponiamo. Oggi la situazione è completamente diversa.

A proposito dei MPDS: l'impressione è che il loro ruolo sia sempre più importante: semplificano la vita alle imprese e permettono loro di attivare processi di gestione delle informazioni sempre più evoluti. Come vedete lo sviluppo di questo comparto?

Oggi circa le metà dei dirigenti aziendali ritiene che la digitalizzazione dei processi sia fondamentale. A questo punto ciò che serve è soprattutto mettere le aziende in condizione di lavorare con le informazioni, qualunque esse siano, nella maniera migliore rispetto ai processi che le informazioni stesse devono supportare. Per questo servono prima di tutto, ovviamente, le tecnologie abilitanti e i relativi prodotti. Ma serve anche affrontare questa evoluzione a più livelli.

Occorre in particolare la capacità di reingegnerizzare i processi di gestione delle informazioni in ottica di workflow. In uno scenario di lavoro ibrido, persone che non sono fisicamente vicine interagiscono fra loro all'interno di vari processi distinti, anch'essi interconnessi. In questo scenario serve un sistema di workflow che consenta a tutti di lavorare come se si trovassero nello stesso luogo, indipendentemente da dove siano effettivamente, garantendo lo stesso ottimale accesso alle informazioni. Su questa base diventa poi possibile valutare l'efficienza dei processi in essere, mappandone i KPI a vari livelli, per ottimizzarli e anche ridisegnarli.

Tutto questo va considerato in una ottica di ecosistema, in cui hardware e software si uniscono a servizi professionali. Quando ci si propone al cliente con un approccio consulenziale, come fa Canon, si deve essere in grado di analizzare i problemi che questi ha e di contribuire a risolverli. Si dà più valore al cliente se si possono coinvolgere anche system integrator e terze parti, motivo per cui da un lato progettiamo e proponiamo soluzioni aperte a qualunque ambiente esterno, dall'altro sviluppiamo relazioni proficue con altre realtà IT e del mondo dei servizi professionali.

L'idea di fondo per noi è anche garantire semplicità. Per molti clienti ragionare di digitalizzazione e ridisegno dei processi ancora non è immediato, perché il cambiamento comunque provoca reazioni negative. Ma se il cambiamento porta anche semplicità strutturale e operativa, allora soddisfa una richiesta oggi fondamentale per le imprese, che è appunto una domanda di semplicità. Per questo puntiamo su approcci che appaiono "naturali" per gli utenti, ad esempio incentrando i processi digitali sui device multifunzione e introducendo nuove funzioni di gestione attraverso app di utilizzo immediato.