Del lavoro ibrido tutti apprezzano la grande elasticità, ma chi gestisce l'IT d'impresa sa che questa flessibilità si porta dietro diverse considerazioni importanti riguardo la protezione delle informazioni aziendali. Se in un contesto di lavoro tradizionale i flussi di informazioni e documenti sono bene o male "confinati" in determinati ambienti e reti, uno scenario di hybrid working non offre evidentemente questa garanzia e richiede un approccio alla sicurezza più articolato.

In questa visione, la protezione dei dispositivi di stampa e delle operazioni di stampa in sé è un aspetto spesso sin troppo sottovalutato. Eppure, tanto le grandi aziende quanto le PMI stanno avendo problemi nella gestione sicura della stampa "delocalizzata" dell'hybrid working. Il rapporto Global Print Security Landscape 2022 di Quocirca rivela ad esempio che il 68% delle PMI ha subito perdite di dati a causa di politiche di stampa non sicure, con un costo medio per "data leak" di oltre 710 mila euro. Non è un caso quindi che per il 61% dei CIO sia sempre più difficile tenere il passo con le esigenze di sicurezza di stampa e che il 67% dei responsabili IT sia preoccupato per i rischi di sicurezza legati alla stampa domestica, tipica dell'hybrid working.

L'approccio Workplace X Brother

Brother sta affrontando da tempo il problema della protezione dei flussi documentali e di stampa. Le soluzioni che ha sviluppato in questo senso oggi rientrano nell'offerta Workplace X Brother, che mira a combinare le normali esigenze delle imprese nei processi di stampa e scansione - soprattutto efficienza, velocità, semplicità di gestione - con la possibilità di abilitare flussi documentali sicuri, dentro e fuori l'azienda.

Più in dettaglio, lato sicurezza Brother adotta un approccio a tre livelli, in cui specifiche funzioni di protezione vengono applicate alla rete aziendale nel suo complesso, ai singoli dispositivi multifunzione, ai singoli documenti. La rete ovviamente non viene più vista come un ambiente chiuso ma come una infrastruttura composta da risorse interne, dispositivi perimetrali (firewall, router, server Web, reti e dispositivi con accesso pubblico), generici endpoint distribuiti potenzialmente ovunque.

In questo modo, le soluzioni e i prodotti Brother possono applicare ai flussi di stampa politiche di sicurezza analoghe a quelle che sono già implementate con successo nelle reti dati generiche. Ad esempio, il monitoraggio del traffico da e verso le stampanti e altri dispositivi di gestione documentale, per evidenziare anomalie legate a un tentativo di violazione della sicurezza.

Lo stesso vale per la messa in sicurezza dei dispositivi, che nell'approccio Workplace X Brother hanno sempre un firmware aggiornato e più "resistente" agli attacchi hacker, una gestione sicura delle porte di comunicazione, funzioni di crittografia dei documenti, autenticazione degli utenti.

La stampa sicura, in pratica

Un esempio di cosa intende Brother per stampa sicura è la funzione Secure Print+, che si attiva sui singoli dispositivi di stampa. È una funzione di pull printing per cui chi ha inviato una stampa a un dispositivo deve, prima di poterlo stampare effettivamente e ritirare, autenticarsi al dispositivo stesso digitando un PIN o toccando il pannello del device con una card NFC. In questo modo solo chi manda in stampa ha accesso ai documenti, e comunque deve sempre dimostrare - indirettamente, autenticandosi - di disporre di autorizzazioni adeguate. È possibile poi creare specifici profili utente che danno accesso ad alcune o a tutte le funzioni della stampante.

Secure Print+ garantisce la protezione dei dati anche perché i documenti da stampare sono conservati in una coda virtuale sicura e restano nella memoria della stampante solo temporaneamente: una volta che i documenti sono stati stampati, tutti i dati relativi vengono cancellati. Inoltre, è possibile impostare un tempo limite massimo entro cui i documenti devono essere stampati e ritirati. Passato quel limite, i dati sono automaticamente cancellati dal dispositivo per garantire la massima sicurezza delle informazioni. Tanto che Secure Print+, per tutte le sue caratteristiche, garantisce la compliance dei processi di stampa con il GDPR.

Secure Print+ viene declinato in maniera ancora più elastica in Secure Print Advanced, una funzione di pull printing che permette a un utente di recuperare la sua stampa - sempre previa autenticazione - non solo da una stampante specifica selezionata via PC ma da qualsiasi dispositivo della rete aziendale, associando così una maggiore flessibilità con lo stesso livello di sicurezza di Secure Print+.

L'opzione Managed Print Services

L'approccio Workplace X Brother prevede anche che tutte le funzioni di protezione dei flussi documentali e di stampa siano erogati da un fornitore esterno di servizi di managed printing. I servizi di stampa gestita sono sempre più diffusi, per ovvie ragioni di comodità e controllo dei costi, e lato sicurezza possono essere un valido aiuto, permettendo alle aziende di delegare ad un provider terzo il controllo di tutte le stampanti collegate in rete e la gestione delle policy di sicurezza e dei flussi di lavoro, arrivando fino al monitoraggio delle operazioni svolte dai singoli dispositivi e dipendenti.