Favorire la digitalizzazione nelle microimprese, realtà in cui, spesso, molte delle procedure facilmente automatizzabili sono ancora svolte in modo manuale. Questo è l’obiettivo del progetto Digilavorando – Cresco in digitale, nato dalla volontà di Epson di dimostrare che anche il semplice utilizzo di strumenti come scanner e multifunzione può portare a risparmi di tempo e denaro e a una maggiore flessibilità.
Il progetto, realizzato in collaborazione con CNA Lombardia e Fondazione Politecnico di Milano, punta, dunque, a modernizzare le microimprese italiane e a rendere noti i risultati ottenuti, dimostrando che basta poco per migliorare le attività aziendali.
“Digilavorando è un ulteriore tassello di una strategia più ampia, partita un paio di anni fa, volta a favorire il dialogo con le piccole imprese”, ha spiegato Davide Di Scioscio, business manager Office Products Epson Italia.
Nel 2011, in occasione della prima edizione dell’Epson Business Council, Epson aveva posto il focus sulle start up grazie al progetto ‘Vitamina E – Acceleratore d’impresa’. Nel 2012, nel corso della seconda edizione dell’Epson Business Council, il focus era stato posto su microimprese ed e-commerce. Ora, con Digilavorando, l’obiettivo è puntato sulle microimprese tradizionali, un ambito molto vasto, dal momento che in Italia sono oltre 4,5 milioni le aziende di questo tipo e danno lavoro a 17 milioni di persone.
“Le attività di quanti sono inseriti nelle microimprese non sono diverse da quelle svolte da quanti lavorano nelle grandi aziende”, ha chiarito Di Scioscio. “Nelle piccole realtà, tuttavia, spesso mancano le stesse opportunità”.
[tit: Cinque esempi vincenti] 
Per dimostrare concretamente i vantaggi ottenuti dall’uso delle tecnologie digitali, Epson ha selezionato cinque microimprese molto diverse tra loro (un centro estetico, uno studio legale, uno studio di architettura, un’aziende produttrice di bigiotteria, una pasticceria) tutte attive nel Nord Italia, interessate a ottimizzare il proprio lavoro. Ognuna di esse ha sviluppato un progetto, che si è avvalso di strumenti tecnologici forniti da Epson e del supporto necessario per lavorare in digitale.
Beauty e Relax, centro estetico di Milano, ha accolto la sfida non solo per migliorare la tecnica di archiviazione dei documenti e dialogare in modo più efficace con il commercialista, ma anche per aggiornare in tempi più rapidi il listino prezzi. Il multifunzione WorkForce Pro WP-4525DNF e la stampante di etichette LabelWorks LW900 sono stati i prodotti Epson introdotti.
Come ha raccontato Elena Fabbro, responsabile del centro estetico, la digitalizzazione ha consentito di gestire meglio le attività legate alla norma sulla privacy e al consenso informato. Inoltre è stato possibile catalogare meglio i prodotti resi disponibili dal centro.
Lo studio legale Paneri di Alessandria, invece, aveva bisogno di creare un archivio di documenti legali facilmente accessibile e aggiornabile, anche in relazione all’avvento del processo civile telematico. Per questo si è inserito l’utilizzo dello scanner GT-S85.
“Nel nostro ufficio, come in altre realtà di questo genere, la quantità di carta era enorme”, ha detto Marco Paneri, avvocato dello studio legale. “Aderendo al progetto abbiamo migliorato le nostre attività. Tutto questo ha permesso di ottenere risparmi importanti in termini di tempo e di energia, anche il reperimento dei documenti è più facile. La pratica, oggi, prevede la digitalizzazione di tutti i documenti non appena arrivano”.
Lo studio di architettura Diverserighestudio di Bologna, aveva anch’esso bisogno di creare un archivio digitale, ma questa necessità era particolarmente complessa, perché riguardante documenti testuali e grafici in formato A4 e A3. Per soddisfare questa esigenza, Epson ha proposto l’uso dello scanner A3 WorkForce DS 60000. Un’altra necessità sentita dagli architetti di questo studio è quella della condivisione dei documenti; oggi è possibile lavorare in remoto e condividere materiale con altre realtà coinvolte nei progetti. Tutto questo, come ha spiegato Nicola Rimondi, architetto di Diverserighestudio, ha aumentato la produttività. 
L’esigenza di Manifactura, piccola impresa torinese che progetta e realizza gioielli e bjoux con materiali Made in Italy, era quella di rendere più efficiente contabilità e magazzino. Anche in questo caso, come in quello del beauty center si sono utilizzati il multifunzione WorkForce Pro WP-4525DNF e la stampante di etichette LabelWorks LW900.
“La digitalizzazione ci ha aiutato nella realizzazione di un nuovo catalogo prodotti e a rendere più efficienti le attività di contabilità e magazzino “, ha precisato Elena Imberti di Manifactura.
Per la Pasticceria Borromeo di Cesano Maderno (Mi), il bisogno era quello di ridurre la quantità di carta da gestire e di avere più tempo per seguire i clienti. Lo strumento introdotto è stato il multifunzione WorkForce Pro WP-4525DNF. “È stato molto facile passare al digitale”, ha commentato Lorenzo Barni, titolare della pasticceria. “Temevamo fosse una perdita di tempo, oggi, al contrario, possiamo dire che è molto il tempo risparmiato”.
[tit: Benefici per tutti]
Le cinque imprese sono state anche al centro di uno studio, condotto da Fondazione Politecnico di Milano.
“La ricerca, che si è svolta tra fine 2012 e inizio 2013 ed è stata condotta su un arco temporale di 60 giorni, ha avuto come scopo quello di valutare i benefici derivanti dall’introduzione di digitalizzazione e stampa digitale nelle microimprese per trarre conclusioni e individuare  metodologie applicabili anche in realtà più complesse”, ha spiegato Fabrizio Amarilli, project manager di Fondazione Politecnico di Milano.
Anche se, per il numero esiguo di aziende considerate, la rilevazione non ha una validità statistica, è stato possibile individuare elementi utili per trarre indicazioni qualitative di valore per comprendere i benefici derivanti dall’introduzione delle tecnologie.
Per ciascun processo sono stati individuati indicatori di beneficio riconducibili a tre fattori: efficienza (riguardante le misure di prestazione collegate a risparmi di tempo, di costo o miglioramento dei servizi; usabilità, qualità, flessibilità (collegati alla qualità del processo supportato dalle tecnologie digitali ICT nella percezione degli utenti); efficacia (relativa alla possibilità di svolgere operazioni nuove).
Per tutte le aziende si sono rilevati miglioramenti delle attività, in particolare si sono riscontrati risparmi di tempo per tutte le imprese (da 6 a 9 ore di risparmio mensile per il beauty center; da 60 a 70 per lo studio legale; da 7 a 13 per lo studio di architettura; da 2 a 4 ore per l’aziende di bigiotteria; da 2 a 3 ore per la pasticceria). Le aziende che hanno avuto un risparmio meno rilevante sono quelle che hanno un quantitativo di attività da svolgere, nell'ambito dei processi legati alla digitalizzazione, più contenuto.