Nel corso di FORUM PA 2013 sono state premiati con il riconoscimento "Memoria Digitale" i 6 migliori e più innovativi progetti realizzati dalle Amministrazioni Pubbliche in merito alla gestione e conservazione dei documenti digitali. L’iniziativa è stata promossa dagli Stati Generali della Memoria digitale in collaborazione con ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale) e lo stesso FORUM PA.

INAIL-Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro  
Il progetto ESEPO, “Enterprise SEcurity Portal” realizzato dall’INAIL, ha prodotto una piattaforma tecnologica che consente di conservare i documenti informatici nel tempo, proteggendoli da possibili contraffazioni e alterazioni, ma soprattutto di poterli interpretare anche quando questi strumenti saranno obsoleti e verranno sostituiti da altre tecnologie. ESEPO è stato impiegato nel processo elaborativo del Documento Unico di Regolarità Contributiva, certificato che attesta la regolarità di un'impresa agli adempimenti previdenziali, assistenziali ed assicurativi nei confronti di INPS, Casse Edili e INAIL. La piattaforma utilizza una tecnologia innovativa che consente di conservare la struttura del documento opportunamente firmato digitalmente. All’interno del documento informatico originario, viene inserito un sigillo elettronico che ne certifica la sua autenticità e la sua unicità.  La memoria digitale pertanto consiste nell’archiviare il solo “sigillo” che all’interno contiene i dati strutturati e la firma di chi li ha prodotti.

Ufficio Comunicazione Digitale New Media – ASL Torino 2  
Il progetto “Sistema Dipsa”, ideato da Marco Ranaldo (Asl Torino 2) e patrocinato dal Gruppo Intesa San Paolo, prevede un servizio di digitalizzazione dei processi sanitari e amministrativi per la gestione e veicolazione di flussi di dati sanitari multiformato su un sistema multicanale e multipiattaforma e la loro conservazione sostitutiva. Diversi gli obiettivi raggiunti: dall’abbattimento sostanziale dei costi di gestione dei servizi sanitari (per effetto della drastica riduzione di produzione cartacea) all’ottimizzazione dei processi con benefici per le amministrazioni e per i pazienti. Il progetto, costato 115mila euro una-tantum, finanziati dalla Regione Piemonte, permetterà un risparmio di 285.000 euro all'anno.    

Conservatorio di Musica Luigi Cherubini - Firenze  
Il Centro di eccellenza per la ricerca e la produzione nel campo delle tecnologie musicali MARTLAB, creato dal Conservatorio di Musica “Luigi Cherubini” in collaborazione con l’Istituto ISTI del Consiglio Nazionale delle Ricerche, nasce grazie al contributo dell'Ente Cassa di Risparmio di Firenze e della RAI Sede Regionale per la Toscana per recuperare e restaurare i supporti audio e i documenti sonori in essi registrati. Si tratta di un intervento cruciale, dato l'inarrestabile processo di deperimento chimico-fisico cui vanno incontro oggi i supporti stessi. Anche la Comunità Europea ha dichiarato il settore del recupero e del restauro audio come prioritario all’interno dei suoi piani strategici. Il Centro di Firenze dispone di competenze specialistiche avanzate per lo studio e la ricerca applicata, con attrezzature allo stato dell'arte per il trattamento dei documenti sonori in vari formati. A partire dalle prime operazioni di ispezione e catalogazione, fino all'archiviazione finale dei documenti recuperati, ogni operazione viene valutata, approntata ed eseguita nel rispetto delle Linee Guida proposte dall’organismo internazionale di riferimento IASA (International Association of Sound and Audiovisual Archives) a cui il MARTLAB è affiliato e di cui ha curato, dietro specifica autorizzazione dell’organismo internazionale, la traduzione italiana degli standard.

Comune di Anzola dell’Emilia  
Il Comune di Anzola dell’Emilia si è distinto per la Gestione integrata dei documenti digitali. Dal 2004 ha attivato il protocollo informatico collegato con la casella di PEC e con la fascicolazione obbligatoria dei documenti in entrata e in uscita. In questo modo tutti i documenti gestiti dall’ente confluiscono nel “fascicolo informatico”. Il fascicolo, che prima era quasi esclusivamente cartaceo, si è andato sempre più trasformando, assumendo un contenuto digitale. Il servizio di conservazione dei documenti, affidato a PARER (Polo Archivistico Regionale Emilia Romagna) in qualità di conservatore accreditato, prevede la trasmissione, attraverso appositi web services, dei documenti e dei metadati dai sistemi documentali degli enti produttori a ParER. È’ stato progettato un software che si occupa dell’invio in conservazione dei documenti, utilizzando dei plug in di collegamento tra i database gestionali e il PARER, con un’apposita interfaccia che permette di coordinare la raccolta di tutti i documenti passibili di essere inviati alla conservazione sostitutiva e di riversarli tramite le apposite interfacce software di integrazione al sistema di conservazione. L’ente produttore ha la possibilità di accedere, tramite un'apposita interfaccia web, ai documenti inviati in conservazione e di scaricare le prove di conservazione, ovvero il volume firmato dal conservatore corredato da tutti gli elementi utili a testimoniare, anche al di fuori del sistema di conservazione, il corretto svolgimento del processo, da utilizzare, ad esempio, in caso di esibizione del documento. Nell’ambito di questo progetto si è colta anche l’occasione per provvedere alla conservazione delle sedute di Consiglio Comunale, che dal 1993 ad oggi sono registrate in formato audio/video, prima su supporto VHS e poi su CD e da ultimo su DVD. L’attivazione a regime del sistema descritto sopra è prevista per la fine del 2013.    

Provincia di Forlì-Cesena  
La Provincia di Forlì Cesena ha avviato un virtuoso iter di digitalizzazione documentale. Tutta la procedura avviene all'interno del sistema di gestione documentale e di protocollo e consente di produrre documenti in formato PDF/A firmati digitalmente ed eventualmente stamparne copie cartacee. Tutta la circolazione dei documenti avviene mediante scrivanie informatiche accessibili da computer collegati in rete. Inoltre, nel 2012 è stato sviluppato il processo per la creazione di documenti nativi digitali da trasmettere mediante posta elettronica certificata. Entrambi i progetti, quello determinazioni digitali e quello della spedizione di documenti digitali, sono pienamente attivi rispettivamente dal 2009 e dal 2012. Ottimi i risultati in termini di benefici: in entrambi gli iter vi è una riduzione degli operatori chiamati a gestire il flusso documentale, una forte diminuzione dei tempi necessari alla lavorazione e circolazione dei documenti e una riduzione degli spazi necessari per l'archiviazione dei documenti cartacei.    

Regione autonoma Friuli Venezia Giulia  
Il  Friuli Venezia Giulia e tutti gli Enti pubblici e le Aziende Sanitarie/Ospedaliere della regione possono contare su un servizio centralizzato di conservazione a norma dei documenti informatici. L’obiettivo è incentivare la dematerializzazione dei documenti, in particolare di quelli sanitari. Dal punto di vista del processo, i referti, immediatamente dopo essere stati firmati, vengono automaticamente inviati al repository documentale centralizzato, dove su ciascuno di essi viene apposta la marca temporale rilasciata da una Certification Authority. Il repository, oltre a consentire la routinaria consultazione dei referti nell’ambito delle strutture sanitarie, alimenta il sistema di conservazione a norma. Tutti i sistemi software, come pure il servizio di conservazione, sono certificati ISO-90001. Dal 2009 ad oggi risultano conservati 13.396.973 di referti di specialistica ambulatoriale. Nel 2011 ha preso il via un ulteriore progetto riguardante la dematerializzazione delle immagini diagnostiche. A partire dalla fine del 2012 è stato attivato il servizio di conservazione a norma coordinato tra i referti e le immagini diagnostiche da essi referenziate per quattro strutture sanitarie. Ad oggi risultano conservati a norma 171.592 esami diagnostici di radiologia, medicina nucleare, cardiologia, per un totale di 21.377.510 immagini. Il servizio verrà esteso, entro il 2013, ad ulteriori tre Aziende sanitarie.