Quando pensano al GDPR, le aziende si preoccupano principalmente di come rendere compliant alla normativa la gestione dei dati raccolti dai (o sui) clienti. Ma c'è anche un'altra mole di informazioni che le imprese già gestiscono e che rientrano nell'ambito del GDPR: i dati personali dei dipendenti. Questo significa tra l'altro che al GDPR devono pensare anche le software house che sviluppano piattaforme per la gestione delle risorse umane. In questo senso SAP ha annunciato a Londra alcune novità che riguardano la SuccessFactors HCM Suite.

SAP non ha descritto con precisione quali funzioni puntuali siano state aggiunte alla versione più recente della suite, che già conteneva alcuni elementi focalizzati sui requisiti del GDPR. In generale la software house indica che "estendendo le esistenti funzioni del prodotto e aggiungendone di nuove", le soluzioni SuccessFactors permettono ai dipartimenti HR di gestire in maniera corretta i dati personali dei dipendenti, anche quando hanno lasciato l'azienda.

I miglioramenti introdotti da SAP riguardano quattro ambiti: il consenso al trattamento dei dati, il controllo dell'accesso alle informazioni, il reporting e l'eliminazione dei dati non più necessari.



Per la parte di raccolta dei consensi al trattamento è stata sviluppata una funzione, applicabile in vari ambiti della gestione delle risorse umane, per definire e gestire le richieste di consenso e la loro accettazione da parte dei dipendenti come anche dei candidati a posizioni interne, i cui dati personali vengono comunque raccolti in fase di valutazione. Una funzione di "data blocking" permette poi di definire con precisione chi può accedere, nel corso del loro periodo legale di conservazione, ai dati raccolti.

Alla fine di questo periodo di retention i dati dovrebbero essere cancellati, perché mantenerli a sistema costituisce un rischio in termini di sanzioni e anche di una maggiore perdita di dati in caso di data breach. SAP SuccessFactors ha quindi acquistato una funzione di "data purge" che permette di indicare con precisione il lasso di tempo per cui certi dati possono essere conservati in una certa nazione, per poi eliminarli automaticamente scaduto questo termine.

Infine, poiché non sempre le aziende hanno chiaro quali dati stanno conservando, gli utenti delle soluzioni SAP possono ora generare automaticamente un report che contiene tutti i dati personali riferiti a uno specifico individuo e gestiti dai vari software SuccessFactors. Questo permette di avere maggiore chiarezza sulla propria gestione delle informazioni e di poter rispondere con precisione a eventuali richieste dei diretti interessati.