L’Arpat, Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, ha scelto Aruba come partner nel proprio processo di digitalizzazione, in un percorso che l’ha portata a essere una PA senza carta: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale, e quindi con la stessa validità giuridica. 

Più in dettaglio, dal 2009 Arpat utilizza la Posta Elettronica Certificata di Aruba, unica per tutta l’Agenzia e integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale, mentre, a partire dal 2010, inizia a dotare di firma digitale il proprio organico e, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso. Tra i risultati di questa digitalizzazione, va sottolineato che dal 2014 i documenti in arrivo sono in maggioranza via PEC e raggiungono nel 2017 il 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, la quota sale al 94%. Ugualmente incoraggianti i numeri sui documenti inviati: dal 2013 il 91% dei documenti viene inviato via PEC, per un totale del 94% comprendendo anche e-mail e fax. Nel 2017, quindi, solo il 6% dei flussi documentali di Arpat è cartaceo.

I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, organizzazione e risparmi: per quanto riguarda questi ultimi, un bilancio di sostenibilità di Arpat li ha quantificati con precisione, rilevando per esempio che se prima venivano inviate numerose raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari, utilizzando la PEC si è passati a un risparmio che arriva fino a 8-9 euro per ogni singolo atto. 

“Aruba lavora sul tema della digitalizzazione da anni, auspicando una PA senza carta e cercando di sensibilizzare il più possibile sui vantaggi concreti che la digital transformation può portare. – ha sottolineato Simone Braccagni, Amministratore Delegato di Aruba PEC - Il caso di Arpat rappresenta senz’altro un esempio virtuoso in tal senso”.