Gli analisti di Gartner hanno preso in esame l'utilizzo degli strumenti di Robotic Process Automation (RPA) nelle aziende, in particolare nei dipartimenti Finance, e ne prevedono una forte crescita già nel giro di due anni. Gli strumenti di automazione dei processi grazie all'automazione software sono utilizzati oggi dal 19% dei controller finanziari, ma questa percentuale è destinata a salire al 73% da qui al 2020.

La Robotic Process Automation è una categoria di soluzioni per l'automazione di processi ripetitivi, o di loro parti, che impegnano un operatore anche per lungo tempo ma che non hanno particolare valore aggiunto. Il classico esempio per i dipartimenti Finance delle imprese è il controllo di vari tipi di documenti standard, come le fatture o le note spese.

La RPA è una applicazione semplice del machine learning: il software impara quali sono le caratteristiche principali che un determinato documento deve avere per essere valido, dopodiché può svolgere il compito di controllo di un operatore umano. In questo modo, secondo i sostenitori della RPA, questo stesso operatore può dedicarsi a mansioni meno noiose e ripetitive, più utili per l'azienda.
Di solito, sottolinea Gartner, la RPA viene applicata a processi già fortemente standardizzati e questo ne ha rallentato la diffusione. Prima di adottarla, le aziende badano a rivedere il processo da automatizzare perché sia completamente delineato e prevedibile. Questo rende più affidabile l'implementazione della tecnologia ma non è necessario, spiegano ora gli analisti. Conviene invece applicare la RPA subito ai processi che è più utile automatizzare, provvedendo a standardizzarli man mano nel tempo.

In questo modo diventa possibile recepire in breve tempo i vantaggi economici della Robotic Process Automation: le fasi più semplici del processo sono automatizzate praticamente subito, liberando risorse che si possono dedicare a quelle più articolate, che saranno toccate dalla RPA in un secondo momento. C'è anche un elemento organizzativo di cui tenere conto, secondo Gartner: standardizzare un processo prima di automatizzarlo significa cambiare il modo di lavorare di chi continua a gestirlo prima dell'automazione, il che non è mai semplice. Affidarlo subito a una esecuzione "robotica" elimina questo scoglio.