Manca poco all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, che dal 1° gennaio 2019 imporrà a tutte o quasi le aziende di ricevere ed emettere fatture esclusivamente in formato digitale. A partire da gennaio le imprese italiane si troveranno a fare i conti con un sistema che sembra un vero e proprio percorso ad ostacoli per chi si trova ad affrontare quest’obbligo per la prima volta.

Sul tema "onere o vantaggio" si è discusso ampiamente in questi mesi, dato che molti temono che la fatturazione elettronica stravolgerà il loro modo di lavorare imponendo nuovi pesanti adempimenti. In realtà non è necessariamente vero, poiché la tecnologia fortunatamente offre strumenti innovativi ed integrati capaci di trasformare questo apparente obbligo in una enorme opportunità.

Il segreto è quindi orientare le proprie scelte verso l’adozione della soluzione più idonea al nostro tipo di realtà e alle nostre necessità.

Una soluzione semplice e integrata

Nel panorama del software gestionale la soluzione offerta da Passepartout, la software house sanmarinese specializzata in ERP per imprese e professionisti, si distingue in particolare per la totale e completa integrazione della gestione della fatturazione elettronica all’interno del normale ciclo attivo e passivo del gestionale.

Il sistema proposto, essendo sviluppato nativamente all’interno del prodotto, non modifica in alcun modo la normale operatività dell’utente. L’azienda si limita infatti a compilare la fattura nello stesso modo in cui avrebbe compilato un documento tradizionale, mentre tutto il processo successivo, dall’applicazione della firma digitale, all’emissione, alla trasmissione al Sistema Di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, fino alla conservazione per 10 anni, è gestito da Passepartout.

Ciclo attivo e passivo

Il processo è pienamente integrato nel normale ciclo attivo del programma senza inefficienze, post-elaborazioni o interventi manuali. Oltre ai campi obbligatori previsti dal tracciato XML, la Fattura Elettronica integrata al software gestionale Passepartout può gestire anche righe descrittive, allegati, CIG e CUP, lotto, dati pagamento.

Passepartout emette la fattura per conto del cliente come terzo emittente, si occupa direttamente della firma digitale per cui il cliente non deve dotarsi di alcun token usb o lettore per la firma digitale, trasmette la fattura al Sistema di Interscambio (SDI) e gestisce la ricezione delle varie notifiche, si fa carico della conservazione digitale certificata per 10 anni, permette di controllare lo stato di avanzamento direttamente all’interno del software gestionale e gestisce lo Split Payment.

L’integrazione si spinge però oltre e coinvolge anche il ciclo passivo della fatturazione elettronica B2B, consentendo di visualizzare ed acquisire le fatture fornitore direttamente dal canale del SDI e di generare e inviare le ricevute di accettazione o rifiuto. È disponibile anche l’import automatico delle fatture fornitore sia in magazzino, con il relativo carico degli articoli, sia in contabilità, con la relativa registrazione di prima nota.

Il vantaggio

Assodato che la fatturazione elettronica è nata ed è stata imposta per motivi strettamente legati al controllo fiscale, c’è da dire che essa costituisce tuttavia una formidabile occasione per ottimizzare tutta una serie di processi aziendali, ottenendo significative riduzioni dei costi.

Le organizzazioni avranno un considerevole risparmio economico per la drastica riduzione del costo fattura e miglioreranno notevolmente la loro efficienza grazie alle nuove procedure realizzate con strumenti integrati. Anche la conservazione dei documenti diventerà molto più rapida ed economica: non ci sarà più bisogno di scansionare documenti, fare OCR o memorizzare enormi file di immagine, con ovvi risparmi in termini di tempi e costi di archiviazione/memorizzazione.

Grazie alla fatturazione elettronica sarà possibile semplificare i processi, ridurre la quantità di documenti cartacei circolanti, velocizzare le procedure e ottenere maggiore precisione.