Oggi che si parla sempre più di digital workplace, è bene tener presente anche gli innumerevoli vantaggi assicurati dai workflow digitali. Ma quali sono le difficoltà della transizione verso l’azienda paperless? È bene dare un’occhiata ai vantaggi assicurati dai workflow digitali. 

Errori al minimo

La ragione più interessante per cambiare una modalità di lavoro è ridurre il numero di errori. Dai dati non validati alla calligrafia illeggibile, fino ai moduli non compilati in modo corretto, i documenti cartacei offrono molteplici opportunità di sbagliare.

E quando gli errori avvengono all’interno di un flusso di lavoro, la colpa ricade su tutti tranne che sul vero responsabile, cioè il workflow stesso. Quando moduli e flussi sono ambigui, gli errori mettono gli uni contro gli altri. Quando si utilizza una soluzione di workflow digitale invece, è possibile chiedere a tutti i partecipanti di pensare a come migliorare il sistema, invece che a prendersela con i colleghi. 

Accessi istantanei e controllati

Immaginate di disporre di un modulo per il processo di emissione di numeri d’ordine. E di avere la possibilità di richiamare tutte le richieste e visionarne lo stato in modo immediato. Ecco quello che una soluzione software può offrire quando si aggiunge l’automazione: non è più necessario inviare una persona in archivio a sfogliare decine di documenti.

Ma, probabilmente, non si desidera che tutti accedano alle stesse informazioni. Per esempio, nel caso di dati finanziari sensibili. Con un sistema di ordini paperless automatizzato, le opzioni per definire le modalità di accesso ai dati sono innumerevoli: si possono nascondere i campi, renderli in modalità di sola lettura, o nascondere l’intero processo.

Compliance più facile

I processi di auditing sono molto più semplici se non si cerca di scavare tra tonnellate di documenti incompleti o mancanti recuperati all’ultimo minuto, gestendo i contratti e i documenti importanti senza analizzare una montagna di carte.

Grazie all’accesso limitato alle informazioni confidenziali contenute in file e cartelle digitali, i documenti sono protetti e consentono di rispettare ed essere in linea più facilmente con normative specifiche quali HIPAA, SOX, ISO, o PCI DSS. Grazie a un registro digitale dei documenti a supporto dei diversi processi, è possibile semplificare la compliance alle normative, evitando di andare a caccia dei documenti quando è il momento di revisionarli.

Maggiore sicurezza

Nel mondo odierno qual è il posto più sicuro in cui un documento può vivere? In un cassetto dotato di lucchetto o nel più sofisticato sistema di workflow digitale cloud-based? Se si tengono in considerazione i rischi di furto, disastri naturali, incendio, alluvioni e altri, la scelta migliore per rendere i processi trasparenti è di avvalersi dei sistemi più avanzati disponibili sul mercato. Con i sistemi paperless si ha la certezza di disporre di maggiore sicurezza, del backup dei dati e di infinite opzioni di ripristino in caso di disastro.

Super risparmi

Da un punto di vista operativo, lo spazio è quasi sempre critico. I costi di storage rappresentano una spesa importante, seconda solo agli stipendi nella maggior parte dei casi. Inoltre, se si aggiunge il costo di carta, materiali d’ufficio, stampanti, hardware e spedizioni, senza considerare la spesa per la manutenzione di tutto questo, ci si rende conto di quanto si potrebbe risparmiare grazie a un software per l’ufficio paperless.

Secondo un recente studio condotto da IDC, la gestione digitale dei documenti può ridurre i costi fino al 30 per cento, aumentando i ricavi del 36 per cento. Un sistema di storage con file digitali acquisiti in digitale, infatti, elimina l’esigenza di avere grandi quantità di spazio di archivio e conserva tutti i file al sicuro in un unico posto. Non solo si risparmia spazio che può essere impiegato in modo più intelligente, ma si riducono sia i tempi sia i costi operativi, visto che non è più necessario cercare manualmente documenti quando non ci si ricorda dove siano stati archiviati o dedicare ore alla ricerca del relativo processo di approvazione.

* Massimiliano Grippaldi è Regional Sales Manager di PFU Italia