Lo smart working è di grande attualità a causa dell’emergenza sanitaria per il Coronavirus nelle regioni del nord Italia, che ha costretto molte aziende a far lavorare i dipendenti da casa, a scopo precauzionale. Per alcune realtà professionali lo smart working era già prassi diffusa, per altre è una novità.

Per queste ultime, la società di consulenza Methodos ha pubblicato un vademecum per implementare questa modalità di lavoro in modo efficiente e funzionale. I consigli sono per lo più rivolti ai dipendenti, che si trovano a dover vestire i panni del lavoratore a casa, come in ufficio.

Proprio a proposito di panni, il primo consiglio è di vestirsi come se si andasse in ufficio. L'abbigliamento, infatti, gioca un ruolo psicologico nell'approccio al lavoro. È importante poi mantenere gli stessi ritmi, pause comprese. A casa non ci sono le aree di ristoro, quindi bisogna sforzarsi di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro quando si fa una pausa. Serve per liberare la mente e concentrarsi meglio al ritorno, esattamente come accade in ufficio.
L'altro punto chiave è stabilire chiaramente gli orari. In ufficio i tempi sono scanditi chiaramente, a casa si rischia di non "staccare". Tuttavia questo non aumenta la produttività, anzi, rischia di abbassarla. Inoltre, dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita l’allineamento con i colleghi.

Un altro cambiamento che gli smart workers si trovano ad affrontare è quello dell'organizzazione degli spazi. Non tutti hanno in casa uno studio o una scrivania dedicata al lavoro. In caso di smart working, tuttavia, è imperativo disporre di uno spazio che aiuti a rimanere concentrati.

Non ultimo, bisogna sforzarsi di staccare la spina dalla vita digitale. In genere è proprio a casa che si consultano i social network. Ma quando si lavora da casa bisogna comportarsi come se si fosse a tutti gli effetti in ufficio.

Ci sono inoltre degli accorgimenti che è bene seguire quando si organizzano meeting digitali. Innanzi tutto vanno programmati quando si è certi che tutti i partecipanti siano disponibili. Occorrono reminder scritti con la sintesi dei contenuti in discussione, che devono essere limitati all'essenziale.

Prima della videoconferenza occorre effettuare un test per controllare che tutto funzioni. È bene che tutti i partecipanti si accertino che la connessione sia efficiente e che tutti gli strumenti audio e video funzionino. I materiali da condividere non devono pesare troppo e devono poter essere compressi per la condivisione.
Al contrario delle riunioni in ufficio, bisogna mettere in preventivo 10-15 minuti di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio effettivo della riunione. Durante lo svolgimento, è bene ricordare di parlare uno per volta, più lentamente di quanto si faccia "dal vivo" e scandendo bene le parole. In ultimo, quando si ha la necessità di scollegarsi bisogna annunciarlo chiaramente agli altri partecipanti.

Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia, reputa che la necessità contingente dello smart working possa in realtà costituire "un acceleratore del cambiamento. Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro. Molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà mettere in campo qualche sforzo in più. Ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività".