Si chiamano Netflix o Spotify: i servizi in abbonamento hanno ormai rivoluzionato il consumo di prodotti di uso quotidiano, permettendo l’accesso immediato a vaste librerie di contenuti. Avviene lo stesso nel settore B2B, dove da tempo i fornitori e i loro clienti hanno scoperto e adottato il Software-as-a-Service (SaaS) per beneficiare delle funzionalità di una vasta gamma di applicazioni all’avanguardia, riducendo al minimo i costi iniziali e la complessità di gestione.  

Tuttavia, prima di affidarsi a un fornitore SaaS, le aziende devono essere ben consapevoli sia dei vantaggi sia delle potenziali criticità, e soprattutto di come affrontarli. Ma perché un approccio di tipo SaaS ha convinto così tante aziende? In sintesi, i benefici derivano da tre aree chiave: costi, manutenzione e mobilità. A livello di costi, il principale beneficio economico del SaaS è spesso visto come la rimozione delle spese in conto capitale (CapEx). Questo però non si traduce necessariamente in un costo inferiore per l'intera durata del servizio. Il vantaggio del modello in abbonamento è invece la sua prevedibilità. Le aziende possono calcolare e allocare i loro budget con largo anticipo, sapendo di dover affrontare una spesa costante e prevedibile, invece di dover contabilizzare i costi di implementazione, gestione e formazione. 

Anche la manutenzione è un aspetto strettamente legato ai costi, in quanto un approccio SaaS elimina la necessità di una gestione continuativa del software. Nella sua forma più elementare, le patch e gli aggiornamenti saranno applicati automaticamente. Il reparto IT sarà libero di concentrarsi su quello che dovrebbe essere uno dei suoi compiti principali, cioè garantire che l'azienda abbia accesso alla tecnologia di cui ha bisogno e pianificare nuovi modi per migliorare l’efficienza dell’intera organizzazione. 

Al terzo posto è la mobilità: oggi i dipendenti chiedono un elevato livello di flessibilità nello svolgimento delle proprie mansioni, e la mobilità del workplace gioca un ruolo importante in questo senso. Di conseguenza, le aziende stanno adottando politiche per favorire il lavoro a distanza. È qui che l’approccio SaaS dimostra tutti i suoi benefici: in quanto servizi cloud-based, le applicazioni sono sempre più accessibili ovunque attraverso una connessione di rete, su qualsiasi dispositivo. Di conseguenza, le aziende possono concedere ai dipendenti maggiore libertà di lavorare come e dove essi desiderano.

Ma ci sono anche aree che richiedono attenzione e che sono legate principalmente alla sicurezza, agli obblighi contrattuali e alla perdita di controllo.

Per quanto riguarda la sicurezza, considerato che il SaaS evita molte delle complessità nella gestione del software, è facile cadere nell’errore di ritenere che i fornitori SaaS siano responsabili anche della sicurezza dei dati. Ma la responsabilità è limitata a quanto stabilito nel contratto. Per esempio, nel caso dello smart working, i dipendenti vorranno, e soprattutto dovranno, accedere alle loro applicazioni SaaS da qualsiasi luogo: l'azienda deve essere certa che ognuno di questi potenziali endpoint offra lo stesso livello di sicurezza. 

Riguardo agli obblighi contrattuali, il rispetto della conformità normativa rappresenta una grande preoccupazione per le aziende che aderiscono alle offerte SaaS. I contratti SaaS possono essere difficili da comprendere e le penali per l'uso eccessivo delle licenze sono spesso elevate, mentre il costo per i continui aggiornamenti è ingente. Non solo: la spinta alla mobilità della forza lavoro e l’uso dei dispositivi Internet of Things rende più difficile che mai il tracking delle licenze. L'azienda deve sapere quante licenze sta utilizzando ogni unità aziendale o dipartimento, oltre a sapere a quante abbia diritto, per evitare sia il sovra che il sottoutilizzo. 

Infine, la possibile perdita di controllo. A ben guardare, il modello SaaS conferisce al fornitore di servizi un grande controllo delle applicazioni aziendali. Un esempio positivo in tal senso è rappresentato dalle applicazioni SaaS che ricevono patch e aggiornamenti automatici. Tuttavia, il modello stesso può anche comportare aspetti meno positivi: per esempio, cosa succede se un aggiornamento rimuove una funzione critica? O se un fornitore di servizi smette improvvisamente di operare sul mercato? Ecco perché farsi assistere da una terza parte esperta può aiutare a trovare una via d'uscita, limitando al contempo le ripercussioni finanziarie.

Per un “matrimonio felice” con il SaaS, è necessario avere piena visibilità su tutti i contratti e gli accordi in essere, in quanto è praticamente impossibile mantenere il controllo della situazione senza una solida base di conoscenze. Gli strumenti di Software Asset Management (SAM) possono rivelarsi preziosi in questo processo di acquisizione e mantenimento del controllo sul SaaS. 

Il SAM può aiutare le imprese a capire esattamente quante licenze siano utilizzate, a quante licenze si ha diritto e a controllare il modo in cui tali licenze vengono acquisite e utilizzate nel proprio business. Questo permetterà ai manager di definire dettagli che sono sempre più critici nell'era del SaaS e di prendere decisioni più accurate non solo su ciò che hanno attualmente in uso, ma anche sulle decisioni di acquisto future, garantendo un lungo e felice matrimonio con il SaaS negli anni a venire.

* Pietro Marrazzo è il Country Manager di Insight Italia