Le misure emanate per frenare il contagio da coronavirus mettono molte imprese in difficoltà nel garantire la continuità del business. Altre non hanno ancora questi problemi. Ma dovrebbero comunque prepararsi per affrontarle. Gartner ha considerato la situazione dal punto di vista dei CIO e ha raccomandato alcune azioni a breve termine. Che possono sfruttare i canali digitali come alternativa a quelli, fisici, che non sono più praticabili.

La prima azione consigliata è, prevedibilmente, adottare strumenti digitali di comunicazione e collaboration. Viaggi e meeting tradizionali sono sempre più sconsigliati. Quindi i processi che si basano sulla presenza fisica di determinate persone sono a rischio. Anche se spesso, e non lo indica solo Gartner, questa necessità della presenza fisica è più psicologica che reale.

Il fenomeno coronavirus diventa quindi un campanello d'allarme, spiega Gartner, per le imprese che non hanno pensato abbastanza allo smart working, alla collaboration e a strumenti simili. I CIO di queste aziende devono mettere in piedi soluzioni operative a breve termine. Anche se a medio-lungo termine ci si può orientare verso piattaforme diverse. In ogni caso, Gartner sottolinea la necessità di verificare tutti i requisiti di sicurezza delle soluzioni che si attivano. Per garantire un accesso sicuro e compliant alle applicazioni e ai dati aziendali.

Secondo consiglio: usare il digitale per coinvolgere clienti e partner. In situazioni come quella che stiamo vivendo a causa del coronavirus, la domanda del mercato cala e la clientela si sposta verso i canali digitali. Proprio questi vanno usati per interagire con i clienti, ad esempio attraverso social network e marketplace.

Chi non ha ancor attivato canali digitali verso la propria clientela dovrebbe farlo ora. Anche con funzioni di base ma comunque collegate al proprio business. Come ad esempio la vendita online. Quando possibile, le aziende dovrebbero anche adattare prodotti e servizi in modo che siano vendibili oppure erogabili attraverso canali digitali.

Terzo consiglio: dare informazioni concrete e utili ai dipendenti. In una situazione di emergenza, in cui oltretutto i contatti sociali diretti sono ridotti, è facile trovarsi di fronte a informazioni contrastanti. O addirittura incomplete, o errate. Informazioni sbagliate portano a decisioni sbagliate, tanto nella vita personale quanto in quella professionale.

Un'azienda deve quindi fornire ai dipendenti informazioni affidabili e complete. Riguardo ai processi che devono ora gestire in maniera delocalizzata. Ma anche in merito alla situazione globale del contagio, o di qualsiasi emergenza simile. E a come la loro azienda sta gestendo la situazione. Basta anche una pagina web o un sito, purché siano aggiornati con regolarità. E permettano ai dipendenti di comunicare all'azienda eventuali novità importanti.

Risk management da migliorare

Le raccomandazioni di Gartner appaiono semplici, ma non sono ovvie. Quantomeno, è ciò che si conclude se consideriamo i risultati di una indagine che Gartner stessa ha effettuato. Su un campione di 1.500 partecipanti a un webinar sulla business continuity, tenuto pochi giorni fa.

Solo il 12% del campione afferma che la propria azienda è "molto preparata" per gli impatti del coronavirus. Il 56% la indica come "in qualche modo preparata". L'11% come "abbastanza o molto impreparata". Anche sulla valutazione degli impatti dell'emergenza le opinioni divergono. Il 26% del campione ritiene che l'emergenza non avrà impatti sul proprio business. Mentre la maggioranza (il 57%) prevede una riduzione del business. Con impatti "severi" per il 16%.

Manca insomma la fiducia nel fatto che la propria azienda possa affrontare bene il coronavirus. E in generale emergenze di questo tipo di questa scala. Il problema principale, spiega Gartner, è il tempo di reazione. Le procedure per gestire i rischi non mancano. Ma si attivano quando ormai è troppo tardi, quando il problema si è ormai manifestato e la risposta definita non è più efficace.

I dirigenti delle aziende, spiega Gartner, "Tendono a gestire i rischi emergenti semplicemente presumendo che scompariranno, e focalizzano invece la loro attenzione su ciò che è più importante in quel momento". Si concentrano inoltre troppo sulla definizione di scenari possibili e troppo poco sugli impatti dei rischi possibili. Questo impedisce di cogliere appieno la situazione. "È praticamente impossibile prevedere esattamente se o come un particolare scenario si verificherà, e quando... È molto più efficace focalizzarsi sugli impatti potenziali e su come mitigarli", sottolinea Gartner.