Quella che stiamo affrontando in questi giorni è una situazione del tutto eccezionale. Numerose aziende, soprattutto quelle di servizi, stanno favorendo il lavoro da remoto dei loro dipendenti per far fronte all’emergenza. Molti identificano questa pratica con lo smart working, non sapendo però che alla base del cosiddetto “lavoro intelligente” deve esserci una scelta volontaria e ragionata. Dunque la condizione attuale, determinata dalla contingenza, è più ascrivibile al lavoro da remoto invece che allo smart working vero e proprio. Tuttavia, pur con questa precisazione, restano valide alcune problematiche che accomunano entrambe le forme di lavoro.  

La questione logistica 

Lavorare da remoto non è tutto rose e fiori. Il primo scoglio da superare è senza ombra di dubbio quello della logistica. I problemi legati a questo aspetto del lavoro fuori dall’ufficio (soprattutto se svolto a casa) sono innumerevoli. In una situazione di emergenza come quella che stiamo affrontando, è difficile organizzare gli spazi domestici per creare una “zona ufficio”, ancor più se a lavorare in casa si è in due. Per evitare discussioni, è indispensabile ricavare il proprio spazio di lavoro all’interno del focolare domestico.

Lavorare in stanze diverse, per quanto possibile, è un’ottima soluzione. Se per decidere cosa mangiare a pranzo, è necessario scambiare qualche messaggino poco male, molto meglio questo che discutere per ore sulla temperatura da tenere nella stanza.  La questione pranzo, e più in generale quella dei generi di conforto come il caffè, è totalmente a carico nostro. Lavorando da casa, andare a pranzo fuori risulta complesso soprattutto per chi vive in una zona residenziale. Dunque mettiamo in conto di integrare i tempi per la logistica dei pasti all’interno della nostra giornata, altrimenti il rischio di mangiare solo junk food diventa molto concreto. E se a questo uniamo la minore attività fisica dovuta allo stare in casa, è facile capire perché è così importante organizzare bene i pasti.  

Altro grande tema del lavoro da remoto riguarda le possibili incursioni di figli e animali domestici. Tutti noi vogliamo mostrare il nostro lato più professionale alle persone con cui lavoriamo, ma questo obiettivo va vissuto con serenità. Nei giorni trascorsi a casa ci sarà il momento in cui suona il campanello o quello in cui il gatto camminerà sul computer portatile, proprio di fronte alla videocamera, ovviamente mentre stiamo facendo una call. E i bambini urleranno proprio mentre disattiveremo il mute per intervenire durante un meeting. Ma tutto ciò non ci farà sembrare meno professionali, ma permetterà a coloro che lavorano con noi di dare un’occhiata al nostro mondo, che probabilmente non è molto diverso dal loro.  

Routine alleata e non nemica 

Per molti la routine è uno dei grandi svantaggi del lavorare da casa. Lo stare tutto il giorno chiusi fra quattro mura è percepito come un boccone difficile da tirar giù. Questo è comprensibile, soprattutto se si considera il perdurare della situazione e la difficoltà di trovare diversivi. Tuttavia, la routine può venirci incontro, aiutandoci a superare questo momento di stallo. Avere una tabella di marcia da rispettare rappresenta una delle soluzioni migliori per far fronte agli effetti più dannosi di un periodo di transizione.  Alzarsi la mattina alla stessa ora, fare colazione normalmente e un po’ di esercizio sono comportamenti che ci aiutano a tenere la barra dritta.

Anche se stiamo lavorando da casa, vestirsi come se stessimo andando a lavoro (o quasi) ci consente di mantenere un certo grado di professionalità, necessario per affrontare le tante conference call che ci aspettano in questo periodo. Non importa presentarsi in giacca e cravatta o in tailleur, ciò che conta è essere sempre in ordine e pronti a un meeting organizzato all’ultimo minuto, proprio come se fossimo in ufficio. Seguendo questi piccoli consigli, ecco che la routine da spauracchio si trasforma in strumento indispensabile per affrontare al meglio una giornata di lavoro a casa.

Lavorare da remoto senza sentirsi isolati  

Altro tema fondamentale è il senso di isolamento che si prova lavorando da remoto non per scelta propria. Ci si sente isolati dal resto del team e dai colleghi. Questo è un sentimento comune e non bisogna aver paura di provarlo. Quello che si può fare è sviluppare alcune strategie per rimanere in contatto con il resto del gruppo di lavoro, mantenendo con i colleghi una finestra di dialogo sempre aperta, per scambiarsi opinioni, idee e perché no, battute. Del resto anche in ufficio c’è spazio per farsi due risate.  La buona notizia è che oggi abbiamo tantissimi strumenti per rimanere in contatto con i nostri colleghi evitando di intasare la loro posta con milioni di mail inutili e che probabilmente non leggeranno.

I tool a supporto del lavoro agile (tema che vede Atlassian in prima linea) e quelli dedicati a chat e conference call sono gli alleati migliori per sostenere la produttività, l’efficienza e per mantenere alto l’umore.  Certo c’è ancora chi ha difficoltà a utilizzare gli strumenti di videoconferenza, soprattutto se bisogna metterne in piedi una riunione in pochi minuti e con tante persone, ma una situazione come quella attuale può aiutarci a superare questo blocco psicologico.

Inoltre il fatto che tutti siamo in conference call può servire a farci capire la difficoltà di coloro che abitualmente lavorano da remoto, quando devono partecipare a una riunione che si svolge in ufficio. Quando a essere in collegamento è solo una persona, è facile escluderla dalla discussione (seppur involontariamente). Ma essendo tutti in conference call, saremmo tutti sulla stessa barca e di certo avremmo un comportamento più rispettoso. Alzeremmo la mano per parlare (anche se solo virtualmente), aspetteremmo che l'altra persona abbia finito il suo intervento e sarebbe meno probabile che qualcuno monopolizzi la conversazione.  

Lavorare da casa richiede un piccolo sforzo da parte di tutti, soprattutto perché, mai come in questo caso, non si tratta di una scelta volontaria e ragionata, ma di una situazione di contingenza. Non tutti ne apprezzano i pro, in molti ne sottolineano i contro, ma tutti siamo chiamati a collaborare per rendere quanto più indolore possibile un momento come questo.  Oggi però grazie alla tecnologia e grazie soprattutto a un approccio al lavoro più moderno, agile e smart possiamo superare con maggiore facilità questa prova, sapendo che non siamo soli a doverla affrontare.
* Vladimir Cavalcanti è Channel Manager Emea di Atlassian