Tutte le aziende riconoscono che la protezione delle loro informazioni è fondamentale. Molte sanno che le informazioni da proteggere non sono solo quelle nei database ma anche, e spesso soprattutto, quelle "dentro" i documenti che circolano dentro e fuori le aziende stesse. Relativamente poche sono le imprese che associano immediatamente il concetto di tutela delle informazioni alle funzioni di sicurezza della loro infrastruttura di stampa. Perché in fondo le stampanti non sono solo... stampanti, appunto?

Sì e no. Andando oltre la fascia più bassa del mercato, siamo ormai molto lontani dal concetto della stampante come periferica, quindi come "estensione" di un altro dispositivo più intelligente. Oggi non è più così. Il passaggio dalla stampante al device multifunzione business è anche il passaggio a un dispositivo di rete intelligente, oggi non meno di un computer o di un server, che opera come hub documentale inserito in un flusso di gestione - e protezione - delle informazioni. La stampa c’è, certo, ma alla fine.

Un esempio apparentemente banale di questo cambiamento è l'evoluzione che nel tempo ha avuto un componente "semplice" come il pannello di controllo di una stampante multifunzione. La tastiera analogica con i pulsanti dedicati è un retaggio del passato. Il pannello oggi è completamente digitale e si adatta al profilo del singolo utente, presentando informazioni e comandi personalizzati. E diventa anche un punto di interazione con funzioni che sono di generico carattere aziendale, come la messaggistica interna, e non strettamente solo di stampa.
"I device multifunzione sono a tutti gli effetti dispositivi Internet of Things", spiega Davide Balladore, Product Business Developer Manager nel Marketing & Sales team di Canon Italia. "E l'IoT - prosegue - comporta una marcata attenzione alle caratteristiche di sicurezza. Anche perché nella logica attuale della gestione delle informazioni la stampante multifunzione è il punto concreto di contatto tra l'analogico del cartaceo, il digitale dei flussi documentali e il cloud dei servizi di stampa".

Il cloud che unifica

Per Canon questo si sostanzia tra l'altro nelle funzioni della piattaforma di gestione documentale uniFLOW, che può essere in cloud come on-premise. Questa doppia natura permette alla piattaforma Canon di integrarsi senza problemi con le funzioni abilitate da eventuali altre soluzioni, appunto in cloud come on-premise, di gestione e protezione delle informazioni. E permette anche di realizzare una piattaforma ibrida in cui alcune sedi, tipicamente quelle di maggiori dimensioni e con l'infrastruttura di stampa più articolata, sono coperte per lo più da servizi basati su architettura virtual on premise. Altre esigenze più semplici, su filiali o realtà più piccole e remote, possono essere in scope per servizi in cloud basati sulla piattaforma uniFLOW Online.

Il vantaggio di avere una piattaforma trasversale è che le funzioni di protezione e gestione delle informazioni e dei documenti sono le medesime, indipendentemente dai dispositivi coinvolti. "Questo tra l'altro permette - spiega Davide Balladore - di concepire in maniera sicura anche modalità di lavoro diverse fra loro. Perciò preferiamo parlare non di ufficio ma di workspace collaboration: il cloud consente di offrire la stessa esperienza utente in azienda come a casa. Una possibilità che diverse imprese hanno sfruttato durante il lockdown".
Davide Balladore, Product Business Developer Manager nel Marketing & Sales team di Canon ItaliaProprio l'emergenza Covid-19 può dare la spinta decisiva alla digitalizzazione delle imprese italiane, con effetti positivi anche sulle componenti di stampa "evoluta". "Ci sono sempre più aspettative sulla digitalizzazione - spiega Balladore - e l'onda dello sviluppo continuerà, il cloud diventerà un tema sempre più centrale per tutti".

Questo anche se le previsioni per il mercato IT non parlano certo di una crescita. "Le aziende non possono tornare indietro: anche con meno fondi ci sarà più pressione sulla parte IT, che sarà comunque prioritaria", commenta il manager Canon. E il cloud è un modo per ottimizzare i propri investimenti. Con riflessi positivi anche per la sicurezza? "Sì, perché la digitalizzazione è intrinsecamente sicurezza".

Sicurezza trasversale

La cyber security è sicuramente uno degli aspetti tecnici che va allo stesso tempo esteso per tutta l'infrastruttura di stampa, anche distribuita, e reso omogeneo per tutti gli ambienti e i dispositivi. Da questo punto di vista Canon ha adottato da tempo un approccio che si concentra su tre livelli di protezione: la stampante multifunzione in sé, i documenti, la rete.

Per maggiori informazioni sulle attività e l'offerta di Canon in campo security e stampa, visita questa pagina.

La protezione del device di stampa è la parte a cui le aziende sono più abituate. Con funzioni come l'autenticazione del singolo utente al device attraverso password o badge elettronici. Che tra l'altro permettono il rilascio sicuro delle stampe e un accesso personalizzato (e limitato, quando serve) alle funzioni del dispositivo. In questo ambito rientra la protezione dei documenti e dei dati memorizzati sullo storage della stampante multifunzione, anche in conformità con il GDPR. Meno evidenti sono le forme di auto-protezione del device, ad esempio con il controllo del sistema all'avvio e l'utilizzo di anti-malware.

La protezione delle informazioni a livello di documento è legata alle funzioni sempre più evolute degli engine interni dei multifunzione. Si va ad esempio dall'applicazione delle classiche filigrane alla creazione di documenti digitali criptati, non stampabili, o con associata la firma digitale del dispositivo che li ha prodotti.
La sempre maggiore attenzione alla sicurezza di rete per gli hub di stampa è figlia della constatazione che la stampante multifunzione è, a tutti gli effetti, un nodo intelligente della rete stessa. E come tale va difesa. Prevedendo ad esempio il filtro degli indirizzi IP e MAC che possono collegarsi al device, il controllo delle porte di rete aperte, la cifratura delle trasmissioni dati. Sino all'integrazione del dispositivo con i sistemi SIEM (Security Information Event Manager) che un'azienda probabilmente già possiede. O la creazione di una rete wireless per la stampa, totalmente separata dalla rete cablata d'impresa.

Quando serve una mano

Per quanto si cerchi di semplificarla agli occhi degli utenti, la sicurezza è comunque un tema articolato. Alcune aziende possono affrontarlo da sole, con il proprio staff IT, altre meno. "Nel caso delle grandi imprese - spiega Davide Balladore - sono i clienti stessi che ci chiedono di affrontare insieme la questione sicurezza... Di norma sono già strutturati internamente per questo, oppure hanno consulenti specifici". Qui Canon mette in campo direttamente le sue competenze in campo security documentale, con servizi di prevendita, integrazione e configuration management.

Al di sotto della fascia corporate, lo scenario è invece diverso. E non solo perché Canon raggiunge questa parte del mercato attraverso il suo canale indiretto. "Le aziende più piccole - spiega Balladore - sentono meno il problema della sicurezza in generale, a maggior ragione se riguarda un ambito particolare come quello della stampa e della gestione dei documenti... Dobbiamo essere bravi noi a spiegare la necessità e i vantaggi, nel modo migliore". Partendo magari da temi tecnologici che sono già importanti per tutte le imprese, come la collaboration, e che rimandano alle questioni della sicurezza.