L'evoluzione nella gestione dei documenti ha comportato molti cambiamenti nelle imprese, specie in quelle di maggiori dimensioni. Ha impattato in particolare sull'operatività e sul ruolo stesso del centro stampa interno. Che nelle grandi organizzazioni era nato proprio per fare fronte, in maniera organizzata e ottimizzata, alle sempre crescenti esigenze di gestione documentale. In una fase in cui ogni dipartimento aziendale sembrava avere esigenze di stampa crescenti e diversificate, concentrarle è sembrata la strada migliore.

Poi, in anni più recenti, lo scenario è cambiato. Il paperless office resta una sorta di mito e la carta è sempre fondamentale per molti aspetti della comunicazione e del lavoro delle imprese. Ma è indubbiamente vero che le aziende stampano meno di prima. E che i documenti possono avere una vita digitale molto lunga e ricca di evoluzioni, prima di una eventuale loro stampa.

La digitalizzazione crescente ha così messo in discussione il ruolo tradizionale del centro stampa interno. Sottoposto già alla concorrenza di chi, all'interno delle aziende, preferisce comunque una stampa decentralizzata. E, all'esterno delle imprese, alla concorrenza dei fornitori grandi e piccoli di servizi di stampa. I centri interni hanno sostanzialmente vissuto la stessa "crisi di identità" della stampa in sé: quando è percepita come una attività a poco valore aggiunto, si tende ad esternalizzarla.
Così molte grandi aziende oggi si chiedono che senso abbia mantenere una struttura propria dedicata solo - perché questa è la percezione - a produrre stampe. Il centro stampa quindi deve ritagliarsi un ruolo diverso da quello semplicemente produttivo-esecutivo. Cercando di fare leva proprio sulle tecnologie della digitalizzazione che lo hanno messo in discussione. In molti casi, questo salto di qualità è effettivamente possibile. Sono infatti moltissimi i vettori che fanno della stampa, in particolare nella sua declinazione volta alla comunicazione visiva, un elemento essenziale di marketing interno ed esterno all’azienda.

In questo 2020, più che mai, abbiamo assistito all’importanza di una efficace comunicazione stampata. Si pensi, ad esempio, ai numerosi cartelli che in questi mesi di emergenza sanitaria hanno aiutato le aziende a descrivere le misure di sicurezza all’interno dei loro uffici, magazzini e fabbriche produttive. Strumenti di comunicazione come cartellonistica, floorgraphics, visual orizzontali e verticali, oltre a brochure e volantini, sono di centrale importanza per ogni azienda che desideri comunicare al meglio il brand ai propri dipendenti e clienti in modo diretto e d’impatto. Sono moltissime le ricerche che dimostrano che l’informazione stampata, in misura corretta e possibilmente personalizzata, è più efficace di quella diffusa in digitale.

Il centro stampa: interno ma imprenditoriale

La prima e principale sfida per chi gestisce un centro stampa aziendale non è tecnologica, ma concettuale. Tutti i segnali del mercato indicano che c'è poco spazio per i centri stampa che si limitano a fare quello che viene loro richiesto dai clienti interni. Devono invece assumere un ruolo più attivo e imprenditoriale, proponendosi all'interno e all'esterno dell'impresa come un centro di competenze e di servizi. Questo purtroppo non è sempre possibile - talvolta è il management aziendale stesso a non considerare questa strada - ma è alla lunga necessario.

In questa evoluzione il percorso ideale è compensare la riduzione delle attività di stampa tradizionali con nuove attività abilitate dalla tecnologia. Che, ovviamente, di per sé non basta: apre solo nuove opportunità potenziali. Le possibilità tecniche devono essere trasformate in nuovi servizi da erogare. Il che a sua volta richiede un ripensamento del centro stampa, anche per quanto riguarda il reskilling e la motivazione di chi ci lavora.
Questa evoluzione verso un maggior valore aggiunto del centro stampa interno può appoggiarsi sull'evoluzione tecnologica stessa delle unità di stampa. Che sono sempre più nodi intelligenti nella gestione dei documenti digitali e anche di informazioni e processi aziendali non strutturati. Sono, sintetizzando, sempre più piattaforme IT e meno semplici unità di output. Piattaforme su cui il centro stampa interno può sviluppare, in collaborazione con i vari dipartimenti aziendali, servizi automatizzati di vario genere. E non necessariamente legati solo alla stampa in sé.

In teoria questa evoluzione del centro stampa interno apre davvero molte possibilità per mettersi in gioco in campi anche molto diversi fra loro. E legati ai molti modi in cui la digitalizzazione sta entrando nelle imprese. In pratica, però, è indispensabile trovare un equilibrio tra quello che si può fare e quello che ha senso pratico mettere in atto.

Molti tavoli su cui giocare

In generale, le esperienze dirette dei centri interni indicano che le aziende sembrano ben disposte ad associarvi attività "tecniche". Come lo sviluppo o il supporto anche avanzato. Sembra invece meno immediata l'associazione del centro stampa con attività "concettuali". Come quelle legate a knowledge management, formazione, sostenibilità, gestione dei contenuti, comunicazione multicanale. Anche se poi si tratta di attività che sono storicamente collegate con la stampa. Nel senso che i documenti cartacei sono stati il mezzo con cui queste attività sono state prevalentemente svolte in passato.
L'ostacolo qui non è tecnologico. E nemmeno di propensione o meno del centro stampa a proporsi per compiti diversi da quelli suoi tradizionali. È solo di percezione dei centri stampa da parte delle loro stesse aziende. Una percezione che il centro stampa stesso deve sforzarsi di modificare. Presentandosi come un interlocutore molto più autorevole all'interno dei processi in cui probabilmente, sinora, è stato visto solo come mero esecutore.

In questo aiuta molto che il centro stampa sia, almeno nelle realtà più grandi, al centro di una rete di interazioni e relazioni che va oltre l'azienda. Quasi certamente non fa tutto da solo, quindi ha già rapporti in essere con fornitori esterni di servizi collegati alla stampa. Può anche svilupparne altri con entità di settori collaterali, come la postalizzazione e la logistica. Così può, in definitiva, porsi - e imporsi - come fulcro aziendale delle molte attività collegate ai documenti. Decidendo direttamente cosa esternalizzare e cosa no, in funzione di determinati obiettivi. Diventando un vero e proprio centro di business e non semplicemente di costo.

Qui il centro stampa aziendale interno ha una importantissima carta da giocare: la massima vicinanza possibile con il cliente interno. Un elemento chiave oggi che la gestione dei documenti in sé diventa gestione delle informazioni, che sono considerate sempre critiche. Vicinanza non significa infatti solo dare servizi personalizzati. Ma anche garantire fattori come sicurezza, privacy, riservatezza. Con anche una piena integrazione con gli altri processi aziendali.

Marco Dusi è Product Marketing Manager di Canon Italia