Il mantra della "nuova normalità" è ormai parecchio abusato, ma è indubbio che le esperienze maturate dalle imprese durante le varie fasi dell'emergenza pandemia non scompariranno insieme all'emergenza stessa. In questi mesi le aziende hanno sperimentato nuovi modi di lavorare e ne hanno saputo identificare anche gli aspetti positivi. Questi, indirizzati stavolta in maniera strategica e non solo tattica, saranno in vario modo mantenuti. E la gestione delle informazioni e dei documenti è certamente un ambito che sarà coinvolto da questa evoluzione positiva.

In realtà, l'emergenza pandemia ha fatto - come in diversi altri ambiti - semplicemente da acceleratore di trasformazioni che erano già in atto. È da tempo infatti che le aziende stanno considerando e concretizzando nuovi modi di lavorare e di condividere le informazioni. Le imprese più smart hanno compreso quanto sia vantaggioso adottare il punto di vista secondo cui, come spesso si afferma, il lavoro non è un luogo ma una funzione, un compito. Non è un ufficio dove si deve forzatamente essere ma un processo di cui si fa parte. È un cambio di prospettiva non scontato e che ovviamente comporta trasformazioni importanti nella gestione del flusso delle informazioni e dei documenti che le contengono.

Queste trasformazioni sarebbero impossibili senza le giuste tecnologie e senza una visione strategica complessiva che le fa operare in sinergia. Dal decidere di volere "un workspace smart" al metterlo concretamente in atto, infatti, il passo non è breve. Soprattutto nelle imprese - e sono molte - che si sono abituate a una gestione molto centralizzata dei flussi di informazioni e documentali. Gestione che adesso va invece "disaggregata" e portata il più possibile vicino a chi lavora gestendo e sfruttando informazioni e documenti.
Nell'era del cloud è naturale che sia proprio la "nuvola" a fare da elemento unificante di questa distribuzione delle funzioni di gestione delle informazioni. Perché il cloud è allo stesso tempo centralizzato - con evidenti vantaggi in termini di coerenza e sicurezza nelle funzioni di gestione di informazioni spesso critiche e confidenziali - e ovunque, nel senso che è accessibile da qualsiasi luogo coperto da qualche forma di connettività.

Esiste però anche una evoluzione parallela, perché il documento in sé ha - e avrà sempre - una sua vita fisica, non solo digitale. Il documento stampato è ancora la forma in cui la maggior parte delle persone trova naturale consultare dati e informazioni. Questo richiede che anche i dispositivi di stampa diventino sempre più smart e adattabili. Con funzioni di gestione documentale evolute, che devono integrarsi con quelle offerte trasversalmente via cloud. Serve per questo una visione tecnologica integrata della "nuova" gestione documentale e dell'output. In cui l'utente, il cloud e il singolo device multifunzione dialogano in maniera fluida e coerente.

La strada delle SmartApp

Questa è la logica che Canon, nell'ambito della sua strategia di Workspace Collaboration, ha seguito nello sviluppo del concetto delle SmartApp. Canon ha identificato le funzioni e i processi documentali più importanti per le imprese e li ha tradotti in applicazioni mirate (appunto le SmartApp). Alcune di esse sono più strettamente collegate alla parte di output documentale e vengono per questo eseguite direttamente dai device di stampa. Altre sono di più ampio respiro e riguardano l’area di information management. La maggior parte delle SmartApp posso essere veicolate sia on premise che sotto forma di servizi cloud.

È importante sottolineare che le due tipologie di implementazione di SmartApp sono sì tecnicamente diverse, ma operano in maniera sinergica e perfettamente integrata. Oltre a fare parte di una medesima visione concettuale e di piattaforma del Document/Information Management. È importante sottolineare la perfetta integrazione tra le SmartApp e il device multifunzione, visto che oggi non è una semplice periferica di input/output ma a tutti gli effetti un nodo intelligente di una piattaforma estesa di gestione documentale.
Le SmartApp non sono quindi particolari funzioni accessorie, ma il modo in cui è possibile implementare funzioni chiave nel luogo preciso in cui le informazioni vengono acquisite o prodotte in azienda. In quest'ottica va considerata, ad esempio, la SmartApp che garantisce il rilascio sicuro delle informazioni lanciando la stampa di un documento sensibile solo quando chi l'ha richiesta è identificato e fisicamente in prossimità del dispositivo di stampa. E vanno viste le varie SmartApp che prevedono la stampa e la scansione di documenti da/verso i repository cloud, anche attraverso dispositivi mobili come gli smartphone e garantendo sempre un controllo sui diritti di accesso ai documenti e alle risorse di rete.

Le SmartApp dedicate alla gestione di interi processi di gestione documentale sono pensati per ambiti specifici, come il ciclo di via delle fatture elettroniche o del fascicolo del dipendente, anche se possono anche abilitare funzioni evolute applicabili in qualsiasi ambito, come la messa in sicurezza di un processo documentale mediante il supporto alla firma (elettronica, digitale, biometrica) e al tracciamento dei documenti, oppure garantire una gestione documentale integrata per processi particolari come la gestione delle non conformità e dei reclami, dei documenti relativi al trasporto di merci o alla sicurezza aziendale.

Anche in questi casi un tratto distintivo delle SmartApp resta la combinazione tra elasticità e integrazione. Le funzioni offerte dalle app si possono sfruttare anche da dispositivi mobili, permettendo una vera flessibilità del lavoro, e possono dialogare con altre piattaforme o applicativi molto diffusi in azienda, come in primo luogo Microsoft Office.