Konica Minolta, spinta alla digitalizzazione dei processi
Con la soluzione per la nota spese digitale, arrivano nell’offerta le tecnologie volte a creare l’Intelligent Connected Workplace per la digitalizzazione delle aziende e della PA
Anche la gestione della nota spese fa parte di questo paradigma: non deve essere un processo obsoleto, ma dare valore aggiunto all’azienda. Sono numerose le aziende che si trovano a fare i conti con la nota spese dei propri collaboratori, che spesso risulta essere un processo lungo e time consuming. Konica Minolta propone una soluzione di gestione della nota spese digitale, in grado di trasformare questa attività in una risorsa per l’azienda.
Si tratta infatti di una soluzione completa, semplice da usare, sicura e automatizzata. Il servizio prevede la digitalizzazione dell’intero processo: dalla creazione della nota spese, alla sua approvazione, contabilizzazione e archiviazione. La soluzione si basa sulla piattaforma Captio di Emburse, azienda attiva nella gestione della nota spese. Grazie a questo tool esclusivo è possibile l’integrazione automatica con sistemi ERP, la riconciliazione bancaria con gestori di carte di credito e l’archiviazione digitale sostitutiva a norma approvata dall’Agenzia delle Entrate.
Più nel dettaglio, la gestione della nota spese avviene in quattro fasi. Innanzitutto, per la creazione è sufficiente che il dipendente scatti una foto allo scontrino ogni volta che effettua una spesa: l’app legge automaticamente le informazioni sullo scontrino e le invia al cloud. Successivamente, per l’approvazione, il supervisore riceve le note spese digitalmente in un unico sistema con accesso semplice e sicuro, in cui i casi anomali da controllare vengono già contrassegnati con un alert. Il terzo step è quello della contabilizzazione: le informazioni sulle spese vengono inserite automaticamente in qualsiasi sistema contabile, così da poter effettuare il rimborso. Infine, per l’archiviazione, non è più necessario conservare le ricevute degli scontrini cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge. In qualsiasi momento è facile recuperare le informazioni e i giustificativi desiderati.
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