La gestione tradizionale dei contratti in modalità cartacea è dispendiosa in termini di tempo e produttività: l’archiviazione occupa spazio, l’inserimento dei dati e le ricerca delle informazioni richiedono molto tempo, e il mancato rispetto delle scadenze può comportare sanzioni. Per questo, Konica Minolta aiuta a portare i processi di gestione dei contratti nell’era digitale.

La gestione dei contratti in digitale consente di ottimizzare i processi, semplificare le attività e ottenere maggiore efficienza nel flusso di lavoro. Con il processo digitale, evidenzia una nota, tutte le sfide dell’elaborazione manuale vengono rimosse. La digitalizzazione dei contratti semplifica l’archiviazione e il recupero delle informazioni, inserendo i contratti in un unico database centrale. I contratti possono essere firmati digitalmente, con DocuSign, anche fuori dall'ufficio, utilizzando l'applicazione mobile della soluzione M-Files.  

Non solo: le principali parti interessate possono anche ricevere notifiche automatiche relative a eventi contrattuali chiave, come le date di scadenza e rinnovo, e i controlli di accesso sicuri possono essere facilmente configurati e applicati per ruoli, team e progetti per garantire che i contratti e gli accordi importanti possano essere accessibili o modificati solo dai membri autorizzati del team.



La soluzione M-Files Contract Management di Konica Minolta comprende funzioni specifiche per l'avvio del contratto, la stesura, la negoziazione, la revisione, l'approvazione e la firma digitale, il rinnovo e l’archiviazione. Il tutto gestito con assegnazioni alle persone di riferimento corrette e relative notifiche, nonché la possibilità di organizzare dinamicamente i contratti per clienti, fornitori e progetti grazie a dashboard dinamici che consentono di visualizzare rapidamente lo stato del contratto e le tappe fondamentali. In questo modo, la ricerca e il recupero delle informazioni sono altamente efficienti.  

Infine, il sistema supporta la conformità e la protezione dei dati attraverso l’autorizzazione e i diritti di recesso personali: un livello di sicurezza che supera di gran lunga l’archivio cartaceo convenzionale.