Smart Working cos’è e come si trasforma una postazione remota in ufficio del futuro.

Una nuova guida pratica preziosa in occasione della terza attesa puntata della speciale rubrica multipiattaforma #WorkspaceHero realizzata in collaborazione con Filippetti e VMware. (Qui la prima puntata record sul digital workspace e qui la straordinaria guida pratica al Remote Working protagonista della seconda puntata, qui invece una guida pratica alla costruzione di una postazione di lavoro smart)


Lo Smart Working, senza ombra di dubbio, costituisce la principale trasformazione che ha coinvolto le organizzazioni in questi ultimi mesi. Quasi di punto in bianco, milioni di lavoratori italiani sono diventati improvvisamente Smart Workers, imparando a destreggiarsi tra computer portatili e applicazioni aziendali in cloud. Ma quello che abbiamo fatto sinora si può davvero chiamare Smart Working? E soprattutto, cosa significa davvero fare Smart Working al di là dell’attuale situazione emergenziale?

[Vuoi conoscere la nuova era del lavoro da remoto e tutti gli strumenti che ti servono per viverla al meglio? Qui una esclusiva guida pratica costruita da Filippetti in collaborazione con VMware]




Smart Working, una definizione

Come sempre andiamo con ordine, con una definizione che ci aiuti a capire esattamente di che cosa stiamo parlando. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, lo Smart Working (detto anche Lavoro Agile) è una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. In buona sostanza, Smart Working non significa soltanto dotare i dipendenti di un portatile e autorizzarli a lavorare da remoto quanto, piuttosto, ripensare l’organizzazione del lavoro in un’ottica più intelligente, mettendo in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario e, soprattutto, lasciando alle persone maggiore autonomia a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Caratteristiche baseA partire da questa definizione è chiaro che lo Smart Working prevede un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda. Per farlo bene, sempre secondo l’Osservatorio del Polimi, occorre tenere in considerazione quattro aspetti chiave: 

Revisione della cultura organizzativa

Si tratta forse del passaggio più delicato da attuare, perché la valutazione del lavoro del dipendente nello Smart Working deve passare dal raggiungimento degli obiettivi prestabiliti piuttosto che sulle ore lavorate. Questo comporta anche un passaggio dalla politica di controllo del dipendente (tipico del lavoro in ufficio) alla fiducia nei suoi confronti. 

Flessibilità di orari e luoghi di lavoro

Si tratta dell’aspetto più tangibile dello Smart Working, ovvero la possibilità di slegare l’attività lavorativa dalla presenza fisica nella sede aziendale. In questo senso occorre definire delle policy che garantiscano una certa flessibilità rispetto all’orario e al luogo di lavoro.

Dotazione tecnologica 

Ovviamente, lo Smart Working è impossibile da attuare senza un’adeguata dotazione tecnologica, che deve assicurare la massima flessibilità e produttività: parliamo quindi della disponibilità di strumenti quali cloud, dispositivi portatili, piattaforme di collaboration e così via.

Spazi fisici

Smart Working non significa abbandonare per sempre gli uffici. I cui spazi vanno però ripensati per  supportare le differenti esigenze delle persone quando si recano fisicamente in sede, soprattutto per favorire la collaborazione e lo scambio di idee tra le persone. 

Elementi chiave dello smart working

Quando uno Smart Working è fatto a dovere, può assicurare alle aziende una grande opportunità, sia direttamente attraverso la trasformazione delle operation, sia indirettamente attraverso i risparmi sui costi che possono promuovere nuovi investimenti. Infatti, la maggiore flessibilità organizzativa di norma garantisce un miglioramento dell’efficienza produttiva dell’azienda, favorendo anche una diminuzione dei costi aziendali legati al mantenimento delle sedi e alle spese di trasferta. Che possono essere meglio reinvestiti in innovazione e progetti a valore aggiunto.

Gli Smart Workers, d’altro canto, possono contare soprattutto sul recupero del tempo speso quotidianamente nel tragitto casa-lavoro, che a sua volta consente anche di ottimizzare la vita personale.

La riduzione degli spostamenti, sul lungo termine, può garantire dei benefici ambientali per la collettività, grazie alla diminuzione dell’uso delle vetture private per gli spostamenti lavorativi. 

Smart Working, rischi, errori, casi concreti

Il rischio più concreto, quando si parla di Smart Working o, peggio ancora, quando si cerca di attuarlo in azienda è di confonderlo con il telelavoro. Dunque, semplicemente, accettando che le persone lavorino da casa, senza innanzitutto dotarle degli strumenti adeguati da un punto di vista tecnologico. Il riferimento, in particolare, è all’assenza di strumenti di collaboration adeguati, di un accesso alle applicazioni aziendali rapido e sicuro, nonché a una connessione protetta dalle insidie del cybercrime. Inoltre, quando lo Smart Working non è fatto bene le aziende possono faticare a gestire il lavoro dei propri dipendenti, finendo con il sovraccaricarli di compiti e responsabilità.

Tanto che la produttività ne risente e gli stessi Smart Workers faticano a separare i tempi dedicati al lavoro da quelli alla vita privata, oltre a sperimentare una sensazione di isolamento nei confronti dell'organizzazione nel suo insieme. Altro errore è quello di trascurare l’aspetto sicurezza, quando invece gli Smart Workers sono particolarmente nel mirino del cybercrime, che cercano di sfruttare la maggiore debolezza delle reti domestiche. 

Smart Working, gli ambiti applicativi – il caso Filippetti-VMware

Un operatore che conosce estremamente bene lo Smart Working, ben prima dell’emergenza pandemica, è senz’altro il Gruppo Filippetti. Che da anni è impegnato in progetti di questo tipo, con l’obiettivo di dare vita a Digital Workspace al passo con i tempi.

Ad esempio, Filippetti può mettere in campo soluzioni di Daas (desktop as a service) personalizzabili, che prevedono la fornitura di dispositivi all’avanguardia, la loro gestione e la messa in sicurezza. Ma anche servizi di assistenza, monitoraggio proattivo e manutenzione, senza che l’azienda debba sostenere alcune spesa in conto capitale.

Filippetti è anche in grado di progettare architetture Virtual Desktop e Virtual Application che semplificano la gestione IT e assicurano un accesso sicuro ad applicazioni e dati aziendali, da ogni luogo e da qualsiasi dispositivo.

Come abbiamo visto in precedenza, i device rappresentano un cuore importante di qualsiasi progetto di Smart Working: in questo senso Filippetti ti offre le migliori soluzioni di Unified Endpoint Management e Mobile Device Management per l’enrollment, la sicurezza e la gestione dei dispositivi utente erogate sia «on-premise» sia in modalità «as a service». Gli esperti Filippetti possono aiutare le aziende a integrare nei processi di business Workspace ONE: si tratta di una piattaforma complessiva per lo Smart Working di VMware, che fornisce ai dipendenti gli strumenti per lavorare meglio ovunque si trovino e collaborare in modo più efficiente.

Workspace ONE è una suite perfettamente contemporanea rispetto alle esigense delle imprese in questa afse di lvaoro “distribuito”. Si parla infatti di una soluzione che  offre straordinarie funzionalità di gestione unificata degli endpoint, supporto di device aziendali e BYOD con la possibilità di distribuire e gestire applicazioni, incluse quelle legacy, su qualsiasi dispositivo, fin dal primo giorno (onboarding semplificato).Diventa così possibile accedere in maniera rapida e veloce alle applicazioni, ai workflow e connettersi con i colleghi, fin dal primo giorno.