Oggi, sulla scia di quanto hanno fatto e imparato durante l'emergenza della pandemia, tutte le imprese italiane hanno compreso l'importanza, e soprattutto i vantaggi, della digitalizzazione. Da qui a portarla diffusamente al proprio interno, però, il passo non è breve. La digitalizzazione non è semplicemente acquistare una certa tecnologia o un determinato prodotto: è voler operare in una maniera diversa e innovativa. Certo, prima magari intervenendo su qualche aspetto specifico dell'impresa. Ma poi idealmente con una applicazione sempre più ampia del digitale, visto come elemento trasversale, strategico e non solo puntuale, tattico.

Per molte aziende tutto questo non è affatto scontato. Le tecnologie non sono sempre immediate da comprendere, la loro implementazione appare complessa, è difficile ragionare allo stesso tempo a livello "macro" (gli obiettivi a lungo termine della digitalizzazione, i trend tecnologici, gli skill...) e tattico (i singoli processi da ottimizzare, i prodotti da acquistare...). È chiaro che i processi operativi e i relativi dati sono le colonne portanti delle imprese e quindi anche i due nuclei principali della digitalizzazione. Ma se questa non viene resa il più semplice possibile, per molte aziende italiane resta una chimera. O comunque un potenziale inespresso.

Il punto chiave da considerare - spiega Alessio Lazzarini, Workspace Business Consultancy Manager di Canon Italia - è che ci sono molti punti di vista in un processo di Trasformazione Digitale: i due principali sembrano in antitesi ma vanno uniti insieme. "Da un lato abbiamo l'azienda come organizzazione, che guarda ai suoi processi e ha l'obiettivo di migliorarli e, sempre più, di automatizzarli. Dall'altro lato c'è l'utente, interno o meno, che è parte integrante, essenziale, dei processi e per il quale è necessario avere una User Experience sempre più efficiente ma anche piacevole. Queste due linee evolutive possono e devono convergere", sintetizza il manager.

Alessio Lazzarini, Workspace Business Consultancy Manager di Canon Italia

Resta un fatto che in molte imprese la digitalizzazione di processi e workflow appare sempre complessa. Canon punta sul fattore semplicità per introdurla, in un certo senso, sia dal basso sia dall'alto. Dal basso, perché l'utente interagisce con i "suoi" processi in una maniera che gli appare sempre più semplice e funzionale. Il che è possibile perché, dall'alto, si è proceduto con una ottimizzazione e automatizzazione dei processi stessi grazie alle nuove tecnologie. Su questa visione della digitalizzazione "semplice" si basa tutto il modello delle Smart App di Canon.

"La complessità, nelle aziende, comunque esiste e in sé non si elimina", ricorda Lazzarini. Il modo migliore per nasconderla è partire proprio dal punto di vista dell'utente finale: ciò che deve fare, come lo fa, l'obiettivo che si pone. "Consideriamo il singolo processo e, tenendo presente come criterio principale la semplicità per l'utente, verticalizziamo una soluzione che soddisfi le sue esigenze". Dietro le quinte resta la complessità, anche di integrazione: "Le varie verticalizzazioni vengono messe in relazione con le applicazioni che l'azienda ha nella gestione dei processi e dei dati - spiega Lazzarini - quindi ci occupiamo anche delle integrazioni e degli interfacciamenti verso altre componenti dell'IT aziendale. È una attività che fa parte sia dell'analisi di prevendita sia della parte di delivery".

Uno dei modi in cui garantire la semplicità della digitalizzazione, lato utente, è partire da quello che resta l'elemento concettuale di base per quasi tutti noi: i documenti. "Tutto nasce dall'idea del documento, inteso formalmente come una serie di informazioni ordinate logicamente in un layout preciso. È in primis questo che nelle aziende ha un valore procedurale o legale", ricorda Lazzarini. Chiaramente, nel tempo le operazioni legate ai documenti si sono evolute. Quando un documento era essenzialmente quello cartaceo, il problema principale era ottimizzarne la stampa. Quando i documenti hanno cominciato a nascere già digitali, la necessità più evidente era la loro archiviazione.

Oggi serve un passo ulteriore, spiega Lazzarini: "Se cerchiamo semplificazione ed efficienza allo stesso tempo, un processo deve essere completamente digitale. Anche perché il fisico comporta il rischio di errori, che il digitale riduce e magari elimina... Questo per noi significa attivare funzioni e servizi di gestione documentale e delle informazioni per ogni singolo processo. Sempre concentrandoci prima di tutto sull'esperienza dell'utente, che è ciò che conta: è l'utente che vive l'eventuale complessità di un processo".

La lezione di Smart Desk

L'approccio alla semplicità adottato da Canon nasce storicamente nell'ambito della gestione di documenti e informazioni, si può però estendere ad altri ambiti. Canon Italia ha concretizzato direttamente questa possibilità nel periodo della pandemia, quando ha usato le basi tecnologiche delle Smart App tradizionali per sviluppare Smart Desk, un'app che permette ai dipendenti di prenotare una loro postazione in ufficio rispettando le norme sul distanziamento. Nata da questi presupposti, l'app si è poi evoluta in modo da abilitare vere e proprie nuove concezioni del lavoro in ufficio.

"Come per gran parte della Digital Transformation che si è attuata nel periodo della pandemia e poco dopo - racconta Lazzarini - tutto nasce da una emergenza che ha spinto a riconsiderare aspetti legati all'organizzazione, alle policy interne, ma anche al modo di pensare e di interagire delle persone". Canon però è andata rapidamente oltre la necessità iniziale di "automatizzare" il distanziamento come semplice rispetto delle norme, prese alla lettera.

"Gran parte delle app di questo genere sono focalizzate sul controllo, noi abbiamo avuto una visione diversa e ci siamo focalizzati su 'vizi' e 'virtù' delle persone in azienda". Così Smart Desk e le sue regole fanno ovviamente in modo che tra le persone in ufficio ci sia sempre la giusta distanza, ma non solo. Impediscono "vizi" come il volere sempre la stessa postazione, stimolano "virtù" come essere vicini a (e idealmente fare gruppo con) persone spesso diverse, lasciano spazio alla gestione mirata di esigenze specifiche (come una maggiore privacy per chi deve gestire informazioni sensibili).

La pratica di tutti i giorni ha dimostrato che Smart Desk era una buona idea e si è concretizzata bene. Tanto che l'interesse per la soluzione si è diffuso rapidamente anche al di fuori di Canon Italia. "Abbiamo imparato come diversi aspetti che credevamo nostri peculiari fossero in realtà condivisi da tante altre aziende nostre clienti", racconta Lazzarini. E Smart Desk così può diventare una soluzione internazionale di Canon, una volta adattata per soddisfare le esigenze tecniche e procedurali delle altre nazioni.

Oltre il documento

Smart Desk rappresenta, con la sua crescita, il primo esempio importante di Smart App che non sia collegata strettamente ai temi del Document Management. È anche il segno di una evoluzione per tutta Canon? In parte la tendenza è già in essere, spiega Lazzarini: "La gestione delle informazioni in senso lato sarà sempre più importante per noi: è il mercato stesso che ce lo chiede. E ce lo chiederà sempre di più, perché molti processi che una volta erano tipicamente interni alle aziende si stanno aprendo all'esterno e richiedono nuove logiche di integrazione".

L'integrazione, in realtà, in casa Canon si è sempre fatta. "Lato gestione documentale - ricorda Lazzarini - abbiamo da sempre gestito il processo di approvazione dei documenti in integrazione con gli ERP più importanti. Poi abbiamo anche sviluppato portali dove un utente poteva gestire tutto il processo approvativo, dall'inizio alla fine. L'elemento ora nuovo è che processi una volta 'chiusi', come il ciclo passivo, si trasformano in una user interface tra un ufficio acquisti e un fornitore. La logica è sempre la stessa: partire da cosa serve agli utenti, semplificare, rendere più dinamici i processi".

Come in molti altri ambiti, anche in questo caso le necessità di integrazione applicativa aprono la strada a svariate possibilità di collaborazione tra realtà diverse. Non certo una novità per Canon, che si è sempre mossa collaborando con il suo canale. "Nessuno - sottolinea Lazzarini - basta a sé stesso. Integrazione significa sempre confrontarsi con altri player. Inoltre, rivolgersi a una specifica azienda utente vuol dire offrire servizi calibrati per la sua complessità e le sue particolarità: in questo, spesso è molto meglio collaborare con altri che conoscono già l'azienda stessa e il suo settore. I progetti più importanti sono necessariamente fatti così".

A ciascuno, verrebbe da dire, il suo mestiere. "La questione del know-how è importante", sottolinea Lazzarini: "Il nostro know-how è nella gestione dei processi documentali e dell'informazione. Qui è la nostra storia, poi ci integriamo volentieri con gli altri". Costruendo nel tempo anche rapporti molto consolidati, a vantaggio della possibilità di scelta dei clienti: "Ci sono operatori che offrono servizi e applicazioni talmente verticali da essere nicchie. Queste realtà diventano partner consolidati a cui teniamo molto, perché nell'integrazione non c'è nessuna azienda utente identica a un'altra. E nella gestione delle complessità anche saper affrontare le piccole differenze, gli aspetti di nicchia, fa la differenza".