“Working from Home”, una modalità molto apprezzata dai milioni di persone che, grazie alla possibilità di scegliere con flessibilità giorni e orari in cui recarsi in ufficio, possono oggi gestire in maniera ottimale il proprio work-life balance. Questo è il motivo per cui, indipendentemente dalle sfide legate alla pandemia, in Italia a settembre 2021 erano 4,07 milioni le persone che lavoravano da un luogo diverso rispetto al proprio ufficio abituale e, nel post pandemia, potrebbero aumentare fino a 4,38 milioni, secondo qualnto indicato dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

L’attuale scenario richiede alle aziende di definire un nuovo balancing, ripensando a modalità e aspetti del lavoro come programmi di formazione e sviluppo oltre a nuovi modelli di collaborazione per i team. Inoltre, in questo contesto, è fondamentale mettere a disposizione dei dipendenti una corretta dotazione tecnologica che consenta loro di lavorare al meglio, ovunque si trovino.

Questa nuova modalità di lavoro è destinata a durare nel tempo: IDC Worldwide riporta che gli investimenti nelle tecnologie legate al "future of work" hanno raggiunto 656 miliardi di dollari nel 2021, e ritiene che nel 2023 il 70% delle aziende adotterà il modello ibrido, prevedendo che per il 2024 la spesa a livello mondiale arriverà a circa 1 trilione di dollari. Nel nostro Paese, dove il 50% dei dipendenti preferisce un modello di lavoro ibrido, a oggi sono state attivate soprattutto piattaforme digitali per lo svolgimento delle riunioni a distanza, sia nel settore pubblico (71,5%) sia in quello privato (64,4%).

Per rendere efficace e produttivo il lavoro ibrido non è sufficiente dotarsi di nuove soluzioni tecnologiche, ma occorre agire anche su aspetti legati all’inclusività e al benessere dei dipendenti. È una sfida importante di management, che crea problemi e opportunità. Per esempio, più della metà (57%) dei dipendenti italiani dichiara di sentirsi disconnesso dalla propria organizzazione e dai colleghi, esplicitamente a causa del lavoro remoto e ibrido. Senza dimenticare il risvolto negativo rappresentato dal conseguente aumento dei costi delle utenze domestiche. Ma non mancano gli aspetti positivi del lavoro agile, principalmente relativi alla flessibilità di organizzare il lavoro e gestire gli impegni familiari.

Tutto questo dimostra che rimanere competitivi e costruire una forza lavoro resiliente nel mercato moderno richiede un impegno in termini di apertura e inclusività, qualcosa che deve riflettersi in tutti gli strumenti di lavoro ibridi di un'organizzazione, nei processi e nelle soluzioni. È l'unico modo per assicurare che ogni dipendente si senta ascoltato e connesso e che abbia tutti gli strumenti per riuscire efficacemente.

Credo che il lavoro ibrido possa combinare il meglio del lavoro a distanza e di quello in presenza, creando aziende sempre più competitive e rispondendo alle nuove esigenze dei dipendenti - senza fare distinzioni tra chi lavora da casa e chi lavora in azienda - nel rispetto dell’equità e della cultura aziendale.

Un esempio concreto è legato alla mia esperienza personale. Il primo anno di pandemia, vissuto mentre ricoprivo un ruolo internazionale di vendita, ha comportato la gestione in remoto di un ampio team distribuito in vari paesi. Anche la mia nomina a Managing Director, avvenuta a fine 2020, ha richiesto la gestione di un’intera organizzazione da remoto, con le complessità e le sfide che ne derivano, come quella – fondamentale – di mettere al centro il benessere e l’empatia necessari verso i dipendenti e di affrontare questa fase con un approccio di learning agility. Questi aspetti sono centrali e parte della trasformazione che stiamo attraversando, che richiederà una smart leadership, ovvero la capacità di motivare, prendere decisioni rapide, sapendo ascoltare e comprendere chi siede dall’altra parte dello schermo.

Le grandi aziende devono poter assicurare un'esperienza di lavoro ibrida di alta qualità. Anche i dipendenti la pensano allo stesso modo: il 77% ritiene che sia responsabilità del datore di lavoro fornire tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio compito. Questa modalità le supporterà nell’attrarre e trattenere i talenti, perché la maggior parte dei dipendenti - quando sono alla ricerca di nuove posizioni - sono più orientate verso quelle aziende che facilitano gli ambienti di lavoro ibridi.

Soddisfare le aspettative dei dipendenti coinvolge tanto l'ambiente fisico quanto gli strumenti digitali forniti. Per esempio, conosco alcuni responsabili di aziende italiane di diversi settori che stanno ripensando i propri spazi di ufficio da qui ai prossimi 12 mesi, con criteri differenti rispetto a qualche anno fa, sia in termini di spazio fisico, sia rispetto all’organizzazione di spazi ibridi di collaborazione, per promuovere situazioni inclusive di meeting, parte in presenza, parte in remoto. In generale, con il 47% dei professionisti in Italia che preferisce un modello ibrido, il 30% il tempo pieno in ufficio e quasi il 23% invece il tempo pieno da casa, la tecnologia che aiuta a colmare la distanza fisica tra i componenti del team e i colleghi rimane un elemento fondamentale.

I criteri sono evoluti anche in relazione gli strumenti che i nostri esperti di ricerca e sviluppo prodotto stanno progettando - per aiutare a superare le sfide tecniche uniche derivanti dal lavoro ibrido. Per esempio, abbiamo creato una nuova soluzione di videoconferenza chiamata HP Presence, un portafoglio di sistemi di collaboration e conferencing che consente di lavorare insieme e restare connessi, assicurando ai partecipanti di essere ascoltati grazie alla regolazione automatica del volume. Troppo spesso durante le riunioni ibride le persone che partecipano da remoto possono essere sovrastate da quelle che si trovano nella stessa sala riunioni - il risultato è che durante i meeting i più vivaci diventano più rumorosi e i più pacati più silenziosi. Regolare il volume dei microfoni dei partecipanti in remoto significa che i loro contributi alla discussione vengano sentiti, incoraggiandone la partecipazione. Questi sono i tipici problemi - e le soluzioni più inclusive - di cui dobbiamo tenere conto man mano che i nostri modi di lavoro ibridi continuano ad evolversi.

Giampiero Savorelli, AD di HP Italy

Supportare sia la collaboration sia la comunicazione, che giocano un ruolo chiave nel favorire la creatività, è una delle nostre priorità per il 2022. Se non prestiamo attenzione, il lavoro ibrido potrebbe però rendere questi aspetti più complessi poiché, nello scenario abituale, la presenza in ufficio favorisce le fasi di brainstorming, la condivisione delle idee e la risoluzione dei problemi, insieme e in tempo reale. Infatti, il piacere di essere circondati da colleghi durante l’orario lavorativo risulta essere il motivo principale per coloro che preferiscono lavorare in ufficio (44%), mentre il 36% ritiene questa modalità più produttiva.

Se necessario, si dovranno “ripensare” i team in azienda, sfruttare al meglio le nuove tecnologie e le applicazioni cloud che garantiscono al lavoro ibrido nuovi livelli di agilità e comunicazione in tempo reale. Per esempio, dare a una persona la responsabilità di gestire le riunioni online prestando attenzione ai commenti nella chat e invitando ad intervenire chi ha "alzato la mano", può favorire un ambiente più inclusivo.

Noi di HP crediamo che il settore tecnologico sia chiamato a giocare un ruolo critico nel facilitare e agevolare la transizione verso una cultura del lavoro ibrida – questo se manteniamo un focus sulla costruzione di esperienze intuitive e human-centric a favore dei dipendenti. Le misure che i manager aziendali definiranno ora determineranno, nei mesi e negli anni a venire, se i loro dipendenti si troveranno a fronteggiare difficoltà o a prosperare nell'ambiente di lavoro del futuro.