Il ciclo di vita di un prodotto è un insieme vastissimo di dati. Dalla realizzazione alla commercializzazione, ogni prodotto si muove tra le diverse funzioni aziendali portando con sé un bagaglio ampio e spesso variegato di informazioni. La complessità delle informazioni aumenta di giorno in giorno: il numero di prodotti disponibili, gli attributi, le lingue, i canali, i gruppi target, le regioni.

Con l’evoluzione dei mercati, l’arrivo del canale digitale e l’importanza assunta dal concetto di multicanalità, le informazioni sui prodotti sono diventate sempre più pervasive e distribuite all’interno delle organizzazioni, spesso utilizzate e valorizzate in modo differente da ciascun dipartimento aziendale.

Una mole così ampia di dati richiede una gestione centralizzata e un coordinamento tra le funzioni. Le moderne soluzioni di Product Information Management (PIM) permettono di gestire la complessità e avere una visione d’insieme sulle informazioni relative al prodotto che copra l’intera operatività dell’azienda. Con vantaggi evidenti, in termini di qualità del dato e della customer experience, risparmio di tempi e costi e aumento della produttività.

Centralizzare per migliorare

La centralizzazione delle informazioni e l'automazione dei processi aziendali permettono al sistema di gestire una quantità maggiore di prodotti, lingue e canali, e quindi di prepararsi meglio alla crescita. La centralità del dato permette di avere informazioni anche qualitativamente migliori, grazie a un sistema di validazione che permette di valorizzare le informazioni solo se corrette e quindi validate.

Il miglioramento delle informazioni sul prodotto è il principale vantaggio dell'introduzione di un sistema PIM: una soluzione completa di Product Information Management deve, infatti, essere dotata di un sistema capace di monitorare e gestire la qualità dei dati. Il sistema aiuta a classificare e unificare le informazioni sui prodotti introducendo alcuni standard, che non possono essere omessi. Inoltre, i dati diventano più dettagliati e completi.

I riflessi sulla customer experience

Oltre alla gestione interna, a guadagnarne è anche l’esperienza del consumatore. Con l’introduzione delle tecnologie digitali, social e mobile, l’esperienza di acquisto si è trasformata radicalmente: per soddisfare le aspettative del cliente, l’experience oggi dev’essere personalizzata e significativa, con prodotti presentati in modo coerente in tutti i touchpoint digitali e in tutti i canali di vendita.

Una migliore informazione porta con sé anche una migliore comprensione del prodotto da parte dei potenziali clienti, rendendoli meno incerti di fronte all’acquisto. L’adozione del PIM si riflette, infatti, anche sulle abitudini di acquisto, soprattutto sul canale digitale laddove aiuta a ridurre il numero dei resi grazie alla maggiore corrispondenza tra le informazioni fornite e quelle constatate dal cliente una volta ricevuto il prodotto.

In assenza di soluzioni PIM, la gestione delle informazioni sui prodotti può risultare dispersiva, con ogni canale gestito in modo autonomo da persone diverse che non coordinano le diverse attività. Ciò può portare a errori nelle descrizioni, all'uso di nomi diversi e persino alla previsione di prezzi differenti. L'utilizzo di un sistema PIM consente, invece, l'unificazione delle informazioni sul prodotto su tutti i canali, migliorando la comunicazione e l'esperienza d’acquisto.

I risparmi su tempi e costi e gli effetti sulla produttività

La riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni sui prodotti è un altro dei vantaggi derivanti dall’adozione di una soluzione PIM. Parole chiave, diversi tipi di navigazione, filtri e confronti dei prodotti aiutano a recuperare le informazioni più velocemente. Persino la modifica delle informazioni sul prodotto è più rapida, perché viene eseguita su un solo sistema, e riduce le duplicazioni. Risparmiare tempo significa anche risparmiare denaro, grazie al minor numero di richieste dei clienti da gestire e ai più bassi costi di integrazione tra i diversi processi.

Le soluzioni PIM, dunque, accelerano e automatizzano la creazione e la distribuzione delle informazioni sui prodotti a tutti i canali, aiutando l’azienda a distinguersi dalla concorrenza. Tramite le funzionalità di Machine learning, è possibile automatizzare la gestione di informazioni diverse per lingua, per dispositivo e per canale. Grazie a flussi di lavoro semplificati e automatizzati e a una migliore collaborazione, il risultato è un aumento della produttività.

Una volta stabilite regole condivise, ogni funzione diventa responsabile di alcuni attributi e ne risponde, contribuendo o a validare una sezione delle informazioni. Ciò aiuta la collaborazione ed evita confusioni e conflitti: si riducono gli scambi di mail e i passaggi manuali necessari per raccogliere e modificare le informazioni tra fornitori e partner. A tutto vantaggio della produttività.

L’importanza della “fotografia” per un progetto PIM di successo

Per portare a termine con successo un progetto di questo tipo, c’è bisogno dunque della collaborazione di tutta la squadra di lavoro. Introdurre in azienda una soluzione di Product information Management richiede il coinvolgimento di più persone provenienti dalle diverse funzioni aziendali, chiamate a fornire indicazioni sul modo in cui il prodotto si muove all’interno dell’impresa, sui dati necessari in ogni fase del processo, sulle esigenze di informazione e sulle criticità gestite da ogni dipartimento.

L’obiettivo è ottenere una fotografia reale del prodotto e delle informazioni che lo accompagnano all’interno dell’organizzazione. Per raggiungerlo, è fondamentale rendere ben chiari i tempi di lavoro e i vantaggi che si potranno ottenere a ogni fase del progetto, stabilendo le priorità aziendali e procedendo per rilasci successivi a partire dal core dell’azienda.

In questa fase, è evidente il valore aggiunto apportato da consulenti esperti, che padroneggiano le tecnologie più innovative al servizio delle soluzioni PIM e possono contare su una conoscenza approfondita dei meccanismi di business e delle attività compiute da ogni funzione aziendale. Farsi affiancare dai partner giusti vuol dire poter offrire informazioni di prodotto di qualità, capaci di migliorare le vendite, ridurre la complessità e aumentare l’efficienza del business.

Vincenzo Quarta è Project Manager di Axiante