Nessuno vorrebbe pagare ciò che non è di propria competenza e soprattutto che non risulta essere stato contrattualizzato. Molte volte, però, in fattura si possono riscontrare voci di spesa immotivate per servizi inattivi o indesiderati, o ancora potrebbe verificarsi che non vengano conteggiati gli sconti concordati al momento della firma del contratto con il carrier prescelto. È necessario sottolineare che, senza una immediata evidenza, spesso le aziende si trovano a sostenere fino al 30% in più di costi rispetto a quanto dovrebbero, anche per servizi che non rispondono pienamente alle proprie esigenze di business.

Recenti studi hanno evidenziato che l’incidenza degli errori di fatturazione sugli importi totali dei servizi di telecomunicazione è di circa il 4,5% l’anno. Un dato che fa riflettere e che fa comprendere quanto sia davvero indispensabile analizzare con costanza tutte le voci delle bollette legate ai servizi telco. Ma è possibile adottare alcune best practice da seguire per evitare il bill shock? Di seguito ne segnaliamo alcune.

Il controllo manuale - Confrontare ciascuna fattura con i termini pattuiti al momento della firma del contratto aiuta, ma non è sufficiente. Soprattutto se si pensa che nell’ultima fattura potrebbe nascondersi un errore che non è stato opportunamente evidenziato in quella precedente. Inoltre, fare un controllo voce per voce è un’attività estremamente dispendiosa in termini di tempo da dedicare, in special modo per quanto riguarda le telecomunicazioni, perché le linee di telefonia fissa e mobile sono numerose e con voci difficilmente distinguibili. Questa problematica spesso induce le aziende a trascurare l’attività di controllo periodico e a notificare gli extra costi al fornitore solo in caso di evidenti scostamenti dai termini contrattuali.

Attenzione alla scelta del fornitore - Può sembrare scontato, ma capita abbastanza frequentemente di affidarsi a un fornitore di servizi e avere poi difficoltà nella raccolta delle informazioni necessarie a una corretta analisi delle attività, poiché vengono coinvolti ulteriori partner. In realtà, per un efficiente monitoraggio è indispensabile riuscire ad avere riscontri tempestivi senza dover sollecitare continuamente il carrier. Non solo, molte criticità si riscontrano anche dopo la firma del contratto, a servizio attivo, nel momento in cui si ha la necessità di interfacciarsi con il corretto partner di riferimento sui problemi riscontrati nel proprio servizio. La mancanza di un unico interlocutore con il quale interagire diventa fonte di stress e perdita di tempo prezioso.

Usare la tecnologia - È possibile introdurre uno strumento tecnologico che permetta di ingegnerizzare tutte le attività di analisi delle fatture. Avere un pensiero laterale e provare a ribaltare questo paradigma introducendo una tecnologia in grado di ingegnerizzare tutte le attività di analisi delle fatture e che aiuti a risparmiare fino al 30% del tempo impiegato, potrebbe essere la chiave di svolta. Non solo automazione dei processi e risparmio in termini economici, ma anche ottimizzazione per non sovraccaricare i processi lavorativi in azienda. Disponendo di una tecnologia sviluppata ad hoc, si può raggiungere l’80% di risparmio ore uomo.

Come riconoscere gli errori in fattura?

Scegliere la giusta tecnologia aiuta prima di tutto a risparmiare tempo perché consente l’analisi automatizzata e precisa delle fatture. È sufficiente fare il download della fattura dal portale del proprio carrier e attivare la scansione delle voci con un algoritmo in grado di evidenziare gli errori.

In qualsiasi processo di analisi e controllo è importante la storicizzazione dei dati. Utilizzando un unico database è possibile raccogliere e conservare al sicuro tutte le fatture e, con un unico accesso, esaminare e confrontare in poco tempo dati, costi e consumi del fornitore. Da non trascurare poi la comunicazione con il carrier telefonico, che deve essere semplice e immediata. L’obiettivo è cercare di automatizzare, per quanto possibile, le attività di creazione di note di credito e tutte quelle attività di controllo che abilitano al riscatto degli extra costi.

Farsi supportare da uno strumento tecnologico innovativo significa incrementare del 100% la possibilità di individuare gli errori in fattura e, gestire al meglio questo processo, libera l’80% degli effort di gestione.

Il ruolo del machine learning

Per rispondere a queste esigenze, Hisolution ha sviluppato Babel. Il nome rimanda alla necessità di portare ordine nella confusione dettata dalla grande mole di informazioni che oggi le imprese si trovano a dover analizzare per poter prendere le decisioni sul business. Infatti, Babel è una piattaforma di gestione della governance dei contratti Telco e IT, basata su machine learning ed esperienza umana, progettata per questo specifico scopo. A differenza delle molteplici soluzioni di e-supply chain e di e-procurement che standardizzano i processi di acquisto presenti sul mercato, la piattaforma si distingue per l’offerta verticale sulle Telco e IT.

In sostanza, l’unico modo per non subire lo shock da bolletta è riconoscere con prontezza gli errori di fatturazione utilizzando tool specificamente progettati. Tecnologia e uomo sono il mix ideale per lavorare in stretta collaborazione e ottenere i migliori risultati in termini di performance, impegno profuso e tempo impiegato.

Giulia Ruggi è Chief Marketing Officer di HiSolution