Il 'Futuro del lavoro' (FoW) rappresenta una delle direttrici portanti lungo cui si declina la strategia di Cisco e su cui il vendor propone un’offerta sempre più articolata. Un tema molto attuale, oggi che nulla è più come prima. In realtà, però, come debba svilupparsi il concetto non è ancora ben chiaro. Il biennio legato alla pandemia, di fatto, ha segnato, gioco forza, uno spartiacque tra un modello tradizionale utilizzato nel passato e uno più moderno a cui tutte le aziende guardano. Oggi le organizzazioni stanno infatti cercando di calibrare e definire nuovi modelli e nuovi paradigmi per capire come affrontare il problema. Secondo McKinsey il 68% delle organizzazioni non sa ancora come muoversi in termini di lavoro ibrido.Qual è quindi la funzione dell'ufficio, degli spazi, dal momento in cui non è più necessario andare in un luogo fisico per lavorare? Spiega Michele Dalmazzoni Director, Collaboration South Europe, France and Israel, Cisco in un recente incontro con la stampa: “Siamo stati abituati a concepire il lavoro secondo le tre unità aristoteliche: luogo (dove), tempo (per quanto), azione (come). Oggi, il disegno appare più articolato: il periodo emergenziale, che ha costretto tutti a lavorare lontani dal proprio ufficio fisico, insegna che oggi è possibile lavorare ovunque: dalla propria abitazione – in questa fase moderna le case sono diventate forse i luoghi di lavoro principale; in ufficio, e in generale, ovunque, o meglio, laddove la tecnologia lo consente. Da qui la centralità dell’elemento tecnologico. Nel momento in cui non si opera solo da casa o dal proprio ufficio si configura uno scenario ibrido – hybrid work experience – in cui occorre sviluppare e favorire la capacità di collaborare: chi è in ufficio con chi è collegato e lavora da remoto, e chi opera da remoto ovunque esso sia con chi sta nell’ufficio. Secondo Cisco per abilitare il modello innovativo si tratta di agire soprattutto in termini di accessi flessibili e sicuri, collaborazione, adattamento alle necessità e agli stili di lavoro dei singoli, inclusività”.Serve una ‘size strategy’

In questo disegno, come configurare e allestire quindi l’ufficio? Ancora, una volta, è la tecnologia a garantire una corretta experience, giocando quindi un ruolo determinante. Il tema degli spazi fisici è sotto la lente: “Nella moderna accezione di Cisco l’ufficio fin dall’inizio va concepito come una realtà fisica dotata di un'estensione digitale: uno spazio fisico aumentato digitalmente in grado di abbracciare in un ambiente più ampio i propri dipendenti, presenti fisicamente, ma anche in mobilità, messi nella condizione di collaborare al meglio. In sostanza, si tratta di ridefinire la propria ‘size strategy’, la strategia relativa ai propri uffici, agendo in due principali modalità: attraverso il rinnovamento dell'ufficio esistente oppure cambiandolo”, prosegue Dalmazzoni. Che racconta che spesso negli uffici esistenti spesso la tendenza che si osserva oggi è di lavorare a progetti di retrofitting, a volte per trasformare anche luoghi storici in ambienti innovativi e in parte digitali. Per Cisco significa intervenire abiitando la collaborazione video ovunque - altrimenti chi non si trova in ufficio rimane tagliato fuori e si sa che oggi in tutti i meeting almeno uno dei partecipanti è collegato da remoto – ma anche operare affinché l’ufficio sia sostenibile dal punto di vista ambientale ed efficace dal punto di vista energetico. Si tratta quindi di applicare paradigmi innovativi come quelli della IoT, muovendosi in logica cloud oriented e software defined.

Michele Dalmazzoni Director, Collaboration South Europe, France and Israel, CiscoSpazi fisici in cui è necessario tenere anche conto di ciò che va sulla rete, che per Cisco significa fondamentalmente dare la possibilità di portare l'energia su di essa, ovvero Power of Ethernet – che ormai sta diventando una realtà applicata negli uffici stessi del vendor con notevoli benefici in termini di risparmi economici e, soprattutto, energetici. Così come dotare il building, l’ufficio moderno, di sensori, che in logica IoT trasformano un ambiente in un ambiente ‘smart’: “Tutti i device Cisco - sistemi di videoconferenza, access point, sistemi di telecamera Meraki e sistemi di terze parti che diventano sensori grazie all’utilizzo della piattaforma Cisco Spaces in grado di gestire l'ambiente fisico in maniera totalmente smart. Un mix di apparati di networking, di device, di soluzioni di security e collaboration per abilitare l’ufficio moderno”.Un tema su cui il vendor è impegnato in prima linea con partner e clienti, a cui è stato dato ampio spazio al recente Cisco Live ad Amsterdam e su cui proprio questo mese di marzo Cisco dedicherà una settimana a Milano (dal 21 al 24 marzo nella “Future of Work Week”), iniziativa con cui Cisco affronterà i diversi temi relativi al Futuro del Lavoro attraverso una serie di eventi, approfondimenti e interventi da parte di personaggi di spicco di varia provenienza, e in cui Tecnologia, Persone e Spazi di lavoro saranno i tre filoni su cui si articoleranno le diverse giornate. Un ruolo di spicco sarà giocato anche dall'ecosistema di partner del vendor, non solo tecnologici, ma realtà che si occupano di questo aspetto in termini di design, architettura, management culturale, HR, … con l’obiettivo di fornirne una visione a 360 gradi.

L’incarnazione della vision a New York

Una vision che è già realtà a New York, come ben spiegato da Mark Miller Director, Global Collaboration Center of Excellence, in collegamento proprio da quella sede: “Cisco in realtà ha iniziato ad abbracciare il concetto di hybrid work ben prima della situazione pandemica, introducendolo 12-13 anni fa, attraverso pratiche di lavoro flessibili e utilizzando strumenti tecnologici all’avanguardia”.

I numeri Cisco legati al tema coinvolgono e riguardano 68 mila dipendenti in 1,67 milioni di metri quadrati, in circa 360 edifici, per un investimento annuale pari a 1 miliardo di dollari; un asset inevitabilemente sotto stress: “In primis, Cisco ha sperimentato direttamente il ritorno in ufficio e molti dei concetti legati al nuovo modo di lavorare, per cui la la pandemia ha rappresentato un enorme catalizzatore del cambiamento nel modo in cui le persone considerano oggi al lavoro. Il lavoro non rappresenta un posto in cui si va, ma bensì l’attività che si svolge, la cui la sfida principale è riuscire a capire come e dove lavorano le persone e come viene svolto il lavoro”. Un posto di lavoro che ha bisogno di riconquistare la fiducia dei dipendenti: ”Le persone devono percepire un certo valore nel tornare in ufficio, che deve essere più attrattivo rispetto al passato, deve calamitarle, creando esperienze che spingono a ritornare negli spazi fisici, senza costringerle a farlo”.

Mark Miller Director, Global Collaboration Center of Excellence, CiscoE’ su questi principi che il vendor ha sviluppato il nuovo ufficio newyorkese. Unico per molti aspetti, ma soprattutto in quanto il primo ufficio ridisegnato, riprogettato e aperto dopo la pandemia a incarnare la nuova accezione moderna di Future of Work, in quella sede occupata dal 2005, dove per 15 anni non sono state apportate grosse modifiche con l’idea di trasferirsi verso il centro città, in un nuovo complesso a pochi isolati di distanza. Ma essendo il personale Cisco affezionato a quella sede ben servita dai mezzi di trasporto, il vendor ha ragionato sul ripensare gli spazi al meglio. Nell’area metropolitana di New York il vendor ha quindi chiuso nove uffici più piccoli per sostenere l'investimento nel building ‘New York City Talent and Collaboration Center’.
Un edificio di circa 4 mila metri quadrati, la cui ristrutturazione è iniziata nell'aprile 2020 e ultimato dopo due anni, e non dopo sei mesi come pianificato originariamente: “Quel ritardo è stata la cosa migliore che ci potesse capitare in quanto ci ha permesso di ripensare coi giusti tempi il futuro del lavoro, facendo tesoro anche dell'insegnamento del periodo emergenziale e facendo leva sulle tecnologie. Questo ambiente è diventato la piattaforma per l'innovazione futura. Non abbiamo costruito un ufficio ma bensì una piattaforma tecnologica su cui continuiamo a innovare per il futuro. Su questa base sono in corso lavori ad Atlanta, Georgia, Parigi e altri ne arriveranno. Qui abbiamo creato le fondamenta di ciò che stiamo implementando nel mondo”.Per abilitare il concetto di lavoro ibrido nel building in primo luogo si è lavorato sul riequilibrio dello spazio per favorire la collaborazione, l’apprendimento e la socializzazione: ”L'ufficio deve essere una calamita per questi aspetti. Per questo si è passati dal concetto di scrivania fissa per ciascun dipendente, transazionale, a un modello di gestione dello spazio non assegnato, con enormi guadagni in termini di flessibilità, agilità ed efficienza – è possibile ottenere il doppio delle persone nello spazio ora rispetto al passato, creando esperienze prive di attriti con spazi in cui le persone possono concentrarsi. Da qui la creazione di una varietà di spazi, bilanciando il tutto secondo aspetti di concentrazione, collaborazione, apprendimento e socializzazione. E se nel vecchio ufficio, il 70% dello spazio era dedicato ai singoli e il 30% alla collaborazione tra team, oggi tali numeri sono esattamente invertiti: il 70% dello spazio è dedicato alla collaborazione, alla socializzazione, all'apprendimento e il restante 30% al singolo”.

Ci si è inoltre concentrati sull’abilitazione di spazi per la collaborazione video, introducendo dispositivi video ovunque per abilitare l’experience sia che si trattasse di grandi esperienze panoramiche di alto livello che in per tanti piccoli spazi di collaborazione: “Stiamo verificando che la maggior parte delle nostre esperienze di collaborazione coinvolgono in realtà meno di quattro persone. E infatti il 75% degli spazi di collaborazione in questo ufficio è focalizzato sulla collaborazione in piccoli gruppi, meno di sei persone. E il 20% delle nostre tecnologie video è in open space per essere utilizzato dalle persone in modo spontaneo. E mentre progettavamo quegli spazi, ci siamo assicurati che la tecnologia fosse progettata e non aggiunta. Si è pensato prima alla tecnologia e attorno ad essa si sono costruiti gli spazi e le relative room. Una tecnologia ‘designed in’ che tenesse conto di postura, superficie, ambiente e densità”.
Il tutto senza perdere di vista le sfide relative alla sostenibilità, per un vendor, che ha l'obiettivo aziendale di essere Net Zero entro il 2040 in tutti gli ambiti. Un concetto applicato nell'edificio newyorkese che, costruito nei primi anni '70 oggi è orientato in questa direzione, a partire dalla rete, base per la sostenibilità, con tecnologie PoE (a basso voltaggio) per ridurre il proprio footprint energetico, ed eliminando ‘embodied carbon’, ovvero acciao, rame, … facendo funzionare la potenza oltre la categoria standard 6 cavi di rete: “ È una parte fondamentale del nostro percorso di sostenibilità, che ci ha permesso di risparmiare enormi quantità di energia, ovvero dal 40% al 50% di riduzione del consumo energetico”. Facendo altresì un utilizzo spinto delle tecnologie per creare nuove esperienze di workplace, utilizzando, per esempio, i comandi vocali per abbassare e alzare le tende a seconda delle necessità di illuminazione, controllando le luci tramite il touchpad: “Utilizziamo la tecnologia per contare il numero di persone nella stanza e impostare e bilanciare la temperatura in uno spazio in base all'occupazione, ovviamente nel totale rispetto della privacy dei singoli”.Il terzo pilastro d’azione di questo disegno riguarda la salute e il benessere delle persone che prevede azioni come appunto massimizzare la luce naturale e ridurre al minimo il rumore: “Utilizziamo in modo interessante e innovativo la tecnologia e siamo trasparenti nei confronti delle persone a cui diamo la possibilità, ogni volta che entrano in un determinato spazio, di capirne l’uso, la densità, la temperatura dell'aria, la qualità del suono. Siamo molto trasparenti con i nostri dipendenti sulla condizione all'interno dell'ambiente di lavoro”.

Il tutto favorendo la digitalizzazione del posto di lavoro, attraverso i dati: “Il nostro viaggio intorno ai dati inizia con le nostre telecamere di sicurezza Meraki con cui è possibile registrare le persone che entrano ed escono dall'edificio, comprendendo l'utilizzo complessivo dello spazio; prosegue con gli access point Wi-Fi nelle aree aperte, in grado di contano i dispositivi mobili e fungere da proxy per capire come vengono utilizzati appunto gli spazi aperti. All'interno di ogni spazio di collaborazione, si contano le persone al fine di gestire al meglio l’utilizzo degli spazi; attraverso Cisco Webex si abilitano sensori di temperatura, qualità dell'aria e umidità, tutti integrati. E molto altro ancora. Tutti dati elaborati attraverso Cisco Spaces per fornire informazioni in tempo reale su come vengono utilizzati gli spazi e come si ‘sta comportando’ il posto di lavoro. Non si può infatti gestire ciò che non si può misurare. Elementi di analisi e di misurazione, dati integrabili con quelli di terze parti al fine di poter creare l’ambiente del lavoro presente e futuro”. 5 mila punti dati che vengono acquisiti non solo per l'analisi ma anche per crere appunto nuovi strumenti funzionali ad abilitare il concetto di FoW.Enrico Moiolo, Leader, Collaboration, Cisco Italia enfatizza alcuni temi toccati da Miller evidenziando le peculiartità della proposta Cisco Spaces (già nota come Cisco DNA Spaces) in grado di trattare i dati disponibili relativi al proprio spazio fisico e le informazioni utili per creare un ambiente di lavoro sicuro, intelligente e senza soluzione di continuità. Dati provenienti da sensori, dispositivi e apparati Cisco per gestire appunto gli spazi di nuova generazione.Da segnalare inoltre l’approccio adottato da Cisco in relazione alle piattaforme di collaborazione: “La maggior parte delle aziende (circa l’85% secondo un sondaggio Cisco) fa uso di più di una piattaforma di comunicazione, di meeting virtuali. Per questo come Cisco, pur promuovendo ovviamente la nostra tecnologia Cisco Webex utilizzata per realizzare meeting virtuali ma anche abilitare servizi voce, eventi e dare vita a tutti i sistemi hardware negli uffici, poniamo un’attenzione specifica nello sviluppare soluzioni agnostiche. Significa che tutte le nostre soluzioni per la videocomunicazione e i meeting devono poter interoperare con tutte le piattaforme di meeting virtuali presenti oggi sul mercato. Per esempio, sui nostri dispositivi abbiamo abilitato la capacità non solo di entrare in Webex, ma anche di entrare in un meeting Google piuttosto che Microsoft Bing o FaceTime. Un concetto di ‘meeting agnostico’ che risponde a una forte richiesta dei clienti.Altresì interessante l’innesto nell'ufficio di nuvoa concezione della soluzione per le sale riunioni executive, denominata Cisco Room Panorama: una proposta utilizzata prevalentemente in contesti executive per riunioni di alto profilo. Webex Panorama, attraverso tecnologie innovative di videoconferenza fornisce una visione panoramica fortemente immersiva.

In un prossimo articolo l’aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto Venywhere.