Chi pensa che la dematerializzazione sia un concetto che le imprese hanno largamente fatto proprio è, almeno un po', fuori strada. È vero che di paperless office si parla da decenni e che alcuni settori di mercato hanno già dematerializzato da tempo i loro processi chiave. Ma è altrettanto vero che non tutte le imprese hanno approcciato la dematerializzazione in modo strutturato, integrandola in una strategia precisa di gestione complessiva dei processi.

Euronovate Group ha fatto ampia esperienza di dematerializzazione, identità digitale e trust service proponendo i suoi prodotti e servizi alle organizzazioni più interessate da subito al tema della digitalizzazione, ossia principalmente le banche e le altre istituzioni finanziarie.

"Queste realtà - spiega Massimo Ciocca, Head of Sales Retail, PA and Healthcare di Euronovate Group - sono partite per prime e sono già abbodantemente preparate. Ora ci sono altri settori che sentono l'esigenza di approcciare rapidamente la dematerializzazione, in particolare Sanità, Retail, Energia, Utility. Tutti 'use case' verticali che richiedono competenze specifiche e un approccio strutturato".

Il punto chiave sta proprio qui, nell'approccio. Ciò che in molte organizzazioni manca, dal punto di vista di Euronovate Group, è proprio la consapevolezza di cosa voglia dire affrontare la dematerializzazione. Che non è solo mettere insieme qualche prodotto hardware e software, ma un processo articolato che parte da una analisi accurata dell'esistente e del necessario (firmatari, normative, tipi di firma usabili, personalizzazioni...) per arrivare a migliorare processi che sono sempre critici.

Per questo Euronovate Group ha ora sviluppato una metodologia specifica - battezzata Value Wheel - per introdurre la dematerializzazione in una generica azienda. Facendo in particolare leva su un altro tema, complementare, che è sempre più importante per le imprese: la compliance agli obblighi e alle indicazioni ESG.

Attenzione a non farsi confondere dall'approccio ESG che Euronovate Group propone per la Value Wheel. Il suo output più appariscente può essere la valutazione complessiva dei miglioramenti "green" portati da un progetto di dematerializzazione e firma digitale, ma il valore concreto arriva sin da subito, come metodologia che dà struttura e sostanza al progetto stesso. Che nelle intenzioni di Euronovate Group non è solo "un ammodernamento tecnologico ma una trasformazione completa del modo in cui l'azienda gestisce la dematerializzazione".

Un processo articolato

La Value Wheel descrive un framework metodologico suddiviso in sette fasi successive. Si va dalla analisi iniziale dei processi in atto e degli obiettivi da raggiungere alla definizione dell'architettura e dei componenti tecnologici necessari, passando poi a delineare i flussi del percorso di dematerializzazione ed a sviluppare l'implementazione concreta della soluzione ideata.

Gli altri passi sono poi il go-live della soluzione realizzata, integrata ora con il resto dell'IT aziendale, e il monitoraggio in tempo reale del buon funzionamento della soluzione stessa. Sino ad arrivare ad una analisi dell'effettivo impatto di quanto realizzato su alcuni parametri chiave di sostenibilità, efficienza operativa, aspetto sociale, riduzione dei costi.

Oggi uno degli ostacoli principali alla diffusione delle politiche ESG nelle imprese è definirne il ROI, e in questo la Value Wheel aiuta. "La dematerializzazione è un modo per affrontare i temi ESG potendone calcolare subito l'impatto", ribadisce Massimo Ciocca. Ed Euronovate Group correda la documentazione della sua metodologia con un esempio che dà la misura immediata di tale impatto.

Il caso-tipo presentato riguarda un'azienda del settore Sanità pubblica, con 300 operatori distribuiti su 90 sedi e un volume di 650 mila pratiche l'anno, con circa 4,5 milioni di fogli A4 processati. I risparmi calcolati dalla Value Wheel sono di circa 340 mila euro l'anno in costi puri, 81 mila ore/uomo di lavoro, 21 mila tonnellate di CO2. Con le cifre calcolate, il breakeven del progetto di dematerializzazione è a soli 13 mesi.

Ma, ancora una volta, queste valutazioni sono solo una parte - anche se oggi particolarmente di interesse per qualsiasi impresa - della dematerializzazione. La Value Wheel è prima di tutto "Un approccio - sottolinea Ciocca - per mostrare non solo che qualsiasi processo di firma può essere dematerializzato alla sorgente e diventare completamente digitale, ma anche che per portare avanti progetti di questo tipo servono competenze e una precisa consapevolezza dei propri obiettivi e delle proprie necessità".

Fatte le debite differenze, la Value Wheel è applicabile in qualsiasi ambito e per qualsiasi tipo di organizzazione. Cambiano ovviamente requisiti, obiettivi e normative di riferimento, e possono cambiare gli obiettivi dello specifico progetto. Su questa "adattabilità" della metodologia farà leva Euronovate Group per approcciare i mercati oggi più interessati alla dematerializzazione. Anche fuori dall'Italia, puntando tra l'altro sul fatto che le esperienze italiane in campo dematerializzazione sono più evolute rispetto ai mercati extraeuropei.