I software gestionali sono in generale uno strumento utile per migliorare digitalmente i propri processi. E, sebbene siano quasi sempre associati alle imprese, sono uno strumento che è molto diffuso anche nelle Pubbliche Amministrazioni. Secondo l’Osservatorio Agenda Digitale, in base a una survey su 821 enti locali, nei Comuni i software di gestione amministrativa e contabile sono presenti in oltre l’80% del campione, seguiti dai tool per la gestione documentale e workflow e per la gestione delle risorse umane (entrambi oltre il 60%), dalle soluzioni per la gestione della relazione con il cittadino (56%), dai tool di pianificazione e controllo (36%).

Quella che sembra mancare, piuttosto, è la maturità nell’utilizzo dei software gestionali. Un'altra analisi dell’Osservatorio Agenda Digitale, realizzata stavolta su un campione di 193 Comuni, ha cercato di valutarla non solo in base all’adozione "pura" dei gestionali ma anche alla capacità di integrarli a livello tecnico e di utilizzarli in modo adeguato a supporto di processi interconnessi e di qualità.

Con questi presupposti, l'Osservatorio ha diviso i Comuni in tre categorie. Il 36% risulta "in uno stadio iniziale del percorso" di maturazione digitale, con alcuni processi ancora non completamente digitalizzati e con poca visione sulla necessità di un cambiamento organizzativo. Il 28% è nel pieno del percorso di adozione dei software gestionali e trasformazione dei processi, anche su spinta del PNRR. Un ulteriore 36% è già in una fase di utilizzo avanzato delle soluzioni gestionali.

Indipendentemente dal proprio livello di maturità, qualsiasi Comune ritiene che usare i software gestionali porti diversi vantaggi. I più citati sono una maggiore visibilità e tracciabilità dei processi (indicata come beneficio nel 71% dei casi), la qualità e l’efficienza dei processi stessi (69%), la riduzione degli errori (63%), l’aggiornamento dei dati in tempo reale (62%), il supporto a nuove modalità di lavoro (62%), l’unicità delle informazioni a supporto delle decisioni (62%).

Non è altrettanto unanime la descrizione delle principali difficoltà che un ente locale trova nell'adozione delle soluzioni gestionali, e qui si vedono le differenze tra i Comuni di piccole e medio-grandi dimensioni. I primi citano come principali problemi, nell'ordine, la mancanza di personale dedicato e di competenze specifiche, gli elevati costi di implementazione, la resistenza al cambiamento.

I Comuni medio-grandi, invece, possono contare su una struttura operativa più organizzata ma proprio per questo temono soprattutto complessità di tipo organizzativo. La resistenza al cambiamento è al primo posto tra gli ostacoli segnalati, seguita dalla mancanza di competenze specifiche, dallo scarso coinvolgimento delle persone chiave all’interno dell’organizzazione e, da un punto di vista più tecnico, dalla frammentazione applicativa.

Il successo delle iniziative digitalizzazione è anche una questione di cultura, skill, governance. Anche per questo molti Comuni tendono a esternalizzare: l’85% dei Comuni dichiara infatti di affidarsi ai fornitori di software per sopperire a una mancanza di competenze tecniche interne. Ecco perché, spiega Pierfrancesco Angeleri, Presidente di AssoSoftware, "il ruolo della filiera italiana del software diventa centrale nel percorso di digitalizzazione della PA: queste aziende detengono buona parte delle competenze tecniche del Paese e sono in grado di trasferirle al cliente, diventandone un partner chiave".

Ma prima o poi le competenze che sono all'esterno devono passare all'interno, altrimenti la digitalizzazione resta solo parzialmente realizzata. "Per perseguire un utilizzo maturo delle soluzioni gestionali e favorire un reale cambiamento delle modalità di lavoro - ribadisce Angeleri - è necessario formare innanzitutto gli utilizzatori. Le persone vanno guidate nel cambiamento, formate all’utilizzo delle soluzioni nel proprio quotidiano e rese consapevoli dei benefici ottenibili da nuove modalità di gestire le proprie attività". E qui ancora non ci siamo molto. Solo un terzo dei Comuni di piccole dimensioni ha formato tutto il personale, contro il 46% di quelli di dimensioni medio-grandi.