Sappiamo che la digitalizzazione può dare un grossi aiuto nel rendere più efficienti i processi delle imprese. Il problema è che quantificare questi miglioramenti non è mai semplice, anche se per le imprese sta diventando un passo essenziale nelle strategie di miglioramento tecnologico. In una fase del mercato IT in cui ogni progetto deve portare un ROI ragionevolmente misurabile, quantificare è sempre più necessario.

In un ambito peculiare come è la Sanità, l’Università degli Studi di Milano ha condotto uno studio mirato sull’Ospedale San Filippo Neri, uno dei presidi di ASL Roma 1. L'obiettivo era analizzare i benefici derivanti dall’introduzione di un sistema digitale per la gestione del blocco operatorio (tecnicamente un Operating Room Management Software - ORMS), valutando l’impatto che la raccolta, l’elaborazione e l’analisi dei dati possono determinare sia ai fini della pianificazione e della gestione dell’attività operatoria sia sul fronte delle performance organizzative.

Nello specifico, l’Ospedale San Filippo Neri ha implementato Digistat, la suite di soluzioni software di Ascom UMS, per il controllo dei flussi di lavoro critici e la gestione informatica dei servizi ad alta intensità di cura.

Il team di ricerca della Milano School of Management dell’Università degli Studi di Milano ha previsto una prima fase di mappatura della struttura organizzativa dell’ASL Roma 1 e del presidio San Filippo Neri. Qui la piattaforma Digistat sostituisce il registro operatorio cartaceo, con la ricostruzione della pianificazione dell’attività operatoria, della logistica del paziente e dei servizi. L’analisi quali-quantitativa è stata condotta in stretta collaborazione con la Direzione ospedaliera, gli operatori e il personale amministrativo attraverso osservazioni sul campo, interviste e indagini sul personale clinico e amministrativo.

Dopo la mappatura, il team di ricerca ha definito un set di indicatori prestazionali da valutare come "spie" del miglioramento organizzativo. Gli indicatori comprendono quelli previsti dalle linee di indirizzo per il governo del percorso chirurgico definite dal Ministero della Salute e altri KPI aggiuntivi definiti insieme alla Direzione ospedaliera.

Gli indicatori calcolati hanno alimentato una dashboard di monitoraggio, messa a disposizione della direzione aziendale e di tutti gli operatori interessati sotto forma di report periodici di sintesi degli andamenti. Il set definitivo si compone di 21 indicatori, dei quali 9 caratterizzano il percorso fisico-logistico del paziente e 12 misurano i volumi di attività e l’efficienza di utilizzo degli asset e dei tempi.

I risultati del digitale

L'uso della piattaforma Digistat nell'Ospedale San Filippo Neri ha portato, secondo l'analisi dei KPI, due risultati significativi. Innanzitutto, un miglioramento nelle tempistiche e nell’efficienza degli interventi. Lo studio ha infatti rilevato miglioramenti nei tempi di apertura delle sale operatorie e nell’induzione dell'anestesia per il primo intervento del giorno, soprattutto per gli interventi elettivi, con riduzioni del tempo di attesa fino al 46%. Anche i ritardi iniziali degli interventi programmati sono migliorati del 30%.

C'è poi da segnalare il valore aggiunto della digitalizzazione e della raccolta puntuale dei dati. Lo studio ha infatti dimostrato l'importanza di un sistema strutturato di raccolta dati per monitorare e migliorare l'efficienza delle operazioni. Digistat ha consentito una raccolta precisa degli indicatori di performance, fornendo dati utili alla direzione aziendale per prendere decisioni più informate e strategiche. Questo approccio permette di avviare processi di miglioramento continuo, basati sui dati e sul feedback empirico del personale clinico.

In questo senso, come "corollario", lo studio e l'analisi degli indicatori di performance hanno anche evidenziato gli effetti negativi di una riduzione dei posti letto operata dall'Ospedale. Un taglio del 22% dei posti letto ha infatti portato un significativo incremento degli interventi urgenti, passati dal 7% al 29% rispetto al semestre precedente allo studio, pur rimanendo stabile il numero totale di interventi. Poiché la gestione degli interventi urgenti è poco prevedibile, è stato rilevato un aumento del turnover (il tempo tra l’uscita di un paziente e l’ingresso del successivo in sala) del 30%, quindi un potenziale nella gestione dei pazienti.

Anche in questo caso negativo, la valutazione precisa degli indicatori di performance permette di avere una fotografia realistica dello stato di efficienza operativa dell'Ospedale. E quindi di prendere decisioni correttive basate su valutazioni oggettive e non semplicemente qualitative.