Mai come in questo periodo le aziende hanno compreso che una corretta gestione delle informazioni è alla base di qualsiasi innovazione efficace dei loro processi. Sarebbe però ottimistico pensare che l’innovazione digitale sia patrimonio di tutte le imprese italiane. In questo senso - spiega Alessio Lazzarini, Solutions Business Consultancy Manager DP&S di Canon Italia - c’è ancora molto da lavorare: “In molte imprese non si è affermata una vera ‘cultura digitale’."

Questo non vuol dire che le aziende italiane non abbiano avviato progetti digitali, ma che si sono concentrate sui progetti in cui l’innovazione riguarda prodotti e servizi che possono essere commercializzati, progetti che in sostanza hanno un ROI immediatamente percepibile. Ancora molte aziende in Italia trascurano l’innovazione interna, dei loro processi e del loro modo di lavorare, perché questa viene purtroppo percepita prima di tutto come un costo”.

In questo scenario, la dematerializzazione e il Document Management si collegano direttamente all’innovazione digitale, perché sono sempre i documenti strutturati a contenere la maggior parte delle informazioni che “muovono” i processi aziendali. “Quando parliamo di dematerializzazione - spiega Lazzarini - oggi parliamo della possibilità di digitalizzare documenti con format destrutturati o estremamente vari, volti a integrare i dati nel flusso di gestione delle informazioni aziendali. In molte aziende, invece, un limite importante all’innovazione sta nel fatto che i flussi delle informazioni fra le varie piattaforme implementate, dai gestionali ai PLM, sono inefficienti”.

Dematerializzazione e digitalizzazione servono - anche, non solo - a eliminare queste inefficienze, semplificando tutto lo svolgersi dei processi d’impresa. Ma questo miglioramento ha un impatto economico positivo che è difficile da quantificare. Evitare il rischio di perdere informazioni o documenti, ridurre il numero degli errori umani nei processi, magari eliminare un applicativo diventato inutile... sono vantaggi che riducono costi troppo “nascosti” per le aziende. Come si sblocca questo circolo poco virtuoso? “Agendo in modo mirato sulle inefficienze e sui bisogni che l’utente già percepisce”, spiega Lazzarini: “Invece di delineare grandi trasformazioni trasversali, ci si concentra sulle difficoltà che in quel momento sono considerate più critiche. Una volta fatto percepire il valore della digitalizzazione, i progetti si possono ampliare a piacimento”.

Tra i punti più critici che possono “sdoganare” l’ingresso in azienda della dematerializzazione e della digitalizzazione c’è, oggi, la protezione delle informazioni. “Certamente le aziende più attente alla protezione della proprietà intellettuale e alla cybersecurity - spiega Lazzarini - hanno già implementato soluzioni ad hoc, e tra queste c’è anche la gestione documentale. È meno diffusa la percezione che, più in generale, tutte le informazioni legate a come lavora la propria impresa, da quelle propriamente sensibili al bilancio passando per la documentazione logistica, legale e HR, sono asset aziendali importanti quanto la produzione o i dipendenti”.

Obiettivo integrazione

Per le aziende che hanno già recepito l’importanza di una corretta gestione delle informazioni, un altro punto critico oggi sta nella necessità di integrare fra loro i flussi informativi di applicazioni e processi nuovi nonché diversificati. “Molto spesso - spiega Lazzarini - i processi sono storicamente collegati ai singoli applicativi che le aziende usano, applicativi che devono coordinarsi tra loro, e già questo richiede un forte lavoro di integrazione. Inoltre, oggi vengono man mano sostituiti con nuove soluzioni, sempre più spesso in cloud. Affrontare questa nuova fase di integrazione richiede di rivedere i processi a monte, ed è in questo che spesso affianchiamo i nostri clienti”.

Qui Canon gioca l’importante carta della sua lunga esperienza nel fare da ponte, con le sue soluzioni, tra il mondo materiale e il mondo digitale. “Siamo da sempre - rimarca Lazzarini - in questa metaforica ‘terra di mezzo’ tra fisico e digitale, spaziando dalle soluzioni per la stampa sicura di un documento a quelle che lo gestiscono in maniera completamente digitale e ne estraggono le informazioni che servono per attivare i relativi processi aziendali”.

Rivedere il proprio Information Management in una chiave diversa, più attuale, è ciò a cui le aziende italiane digitalmente più evolute stanno lavorando, cercando soluzioni in grado di estrarre - anche grazie all’AI, oggi - dati dai documenti, integrarli con quelli provenienti da altre fonti aziendali, passarli ai vari processi aziendali, il tutto in maniera sicura e integrabile con il cloud. E poi c’è la stampa fisica, che è ancora indispensabile in molte applicazioni ma che deve essere gestita anch’essa in modo appropriato e sicuro.

Il nuovo volto delle Smart App

Automatizzare in modo efficace e allo stesso tempo semplice processi specifici, basati sulla digitalizzazione di informazioni e documenti, è la filosofia di fondo che Canon ha sempre adottato nello sviluppo delle proprie applicazioni e casi d’uso concreti. Questo modello di sviluppo ha funzionato molto bene, ora è pronto per un nuovo cambio di passo. “Il nostro approccio iniziale era mirato - spiega Lazzarini - alla digitalizzazione e all’automazione di task ben identificati all’interno dei processi aziendali. Ora è il momento di fare un passaggio in più: andare oltre i task per risolvere problemi trasversali più articolati”.

La “crescita” e l’evoluzione di queste applicazioni riflette la maggiore attenzione del mercato ai temi generali dell’Information Management. “In questo ambito - spiega Lazzarini - diventa differenziante la capacità di Canon di integrare componenti diversi. La semplicità resta un punto di forza, ora affiancato dalla capacità di recepire una vasta gamma di casi d’uso: da chi cerca la user experience più immediata possibile per un singolo task a chi deve ottimizzare tutto il processo che c’è dietro a quel task”.

Integrazione per Canon vuol dire anche capacità di far dialogare le sue piattaforme con le soluzioni di terze parti. “L'Information Management e la dematerializzazione - spiega Lazzarini - coinvolgono sempre più piattaforme, dagli ERP ai sistemi di firma digitale, che insieme permettono di realizzare un sistema integrato. Inoltre, ciascuna azienda utente alla fine fa storia a sé: le imprese possono teoricamente adottare un medesimo modello organizzativo e di processi, ma lo implementano di fatto in modi completamente diversi”. E l’esperienza di Canon, insieme alle sue tecnologie e soluzioni, è anche da questo punto di vista un elemento di forte distinzione, che permette all’azienda di portare avanti progetti del tutto su misura, andando oltre la semplice personalizzazione di “semilavorati” software.