Uno studio condotto da PwC e Iron Mountain evidenzia come per due terzi delle imprese europee la carta rappresenti ormai la più importante minaccia per la sicurezza delle informazioni. Addirittura, il 22% di esse ha creato una unità interna dedicata appositamente alla protezione dei documenti cartacei.
Il 62% delle medie aziende delle realtà tanto europee quanto nordamericane (600 per ciascuna area geografica, con organico fa 250 e 500 dipendenti) pensa ormai che la carta sia una minaccia molto seria per la sicurezza. Il dato è due volte superiore a quello che si ottiene per altri fattori, come la pirateria e il malware, che ovviamente agiscono sul dato digitale.
Lo studio indica che diverse realtà non gestiscono la carta in modo efficace. Se, infatti, la metà verifica l’efficacia delle policy di supporto ai dipendenti per l’archiviazione e la distruzione dei documenti digitali, solo il 38% fa lo stesso per la carta e il 41% appena applica restrizioni di accesso ai luoghi in cui vengono conservati dati sensibili.
Tre quarti delle imprese affida a un’unica persona o gruppo la gestione dei rischi su tutti i fronti, mentre nelle realtà più performanti in quest’ambito differenti gruppi hanno responsabilità di controllo. Nella maggior parte dei casi, i direttori della sicurezza sono responsabili dei rischi collegati alla gestione delle informazioni sia fisiche che digitali, mentre una parte esigua (4% in Europa) ritiene che gli archivisti debbano essere maggiormente coinvolti.
I principali elementi di attenzione evidenziati dalle imprese riguardano il presidio degli archivi, l’incertezza sulle regole di conservazione e i passaggi da affrontare in termini di trasformazione digitale. Le raccomandazioni che emergono dallo studio riguardano la formazione dei dipendenti (anche online), una digitalizzazione estesa almeno ai documenti più importanti e l’istituzione di una giornata annua dedicata alle pulizie di scrivanie, armadi e quant’altro, per attirare l’attenzione sul tema del controllo dei documenti cartacei ancora presenti.