Le aziende europee possono ottenere risparmi fino all’80% abbandonando i tradizionali processi basati sui documenti cartacei in favore della fatturazione elettronica. Questo è quanto emerge da un report sponsorizzato da Ricoh Europe e pubblicato da Billentis.
Il report mette in evidenza come quest’anno a livello mondiale verranno inviati 42 milioni di fatture elettroniche e di altri documenti digitali relativi a transazioni. In questi ultimi anni alcuni fattori stanno velocizzando il passaggio alla digitalizzazione e all’e-invoicing:

• regolamentazioni da parte dei Governi di tutta Europa. La Danimarca ha fatto da pioniere eliminando le fatture elettroniche nella Pubblica Amministrazione già dal 2005; questo ha garantito un risparmio annuale di 150 milioni di euro ai contribuenti e di 50 milioni di euro alle imprese. In Italia i risparmi ottenuti grazie all’e-procurement si attestano a 3 miliardi di euro. Nel nostro Paese dal 31 marzo 2015 l’obbligo di fatturazione elettronica (in vigore dal 6 giugno 2014 per le amministrazioni centrali) è stato esteso a tutta la PA locale, compresi i Comuni, le Regioni e le Province.
• mobile e real-time business: l’e-invoicing consente di gestire in tempo reale le approvazioni delle fatture e i processi mediante dispositivi mobili.
• necessità di migliorare l’accuratezza del dato: molte aziende europee si trovano a gestire eccezioni e a svolgere controlli poiché i dati nelle fatture non sono corretti oppure una fattura è stata inviata al destinatario sbagliato. Tutto questo ovviamente rende necessarie attività manuali e allunga i pagamenti. L’e-invoicing garantisce la qualità del dato velocizzando quindi il processo di fatturazione.
• utilizzo dei Big Data: ogni anno vengono creati in tutto il mondo oltre 500 miliardi di fatture/documenti relativi a transazioni, ognuno dei quali contiene almeno dieci campi. La gestione cartacea e destrutturata delle fatture non consente di valorizzare tutti questi dati, cosa che è invece possibile grazie alla digitalizzazione.

Come gestire il passaggio al digitale? La digitalizzazione non è più un fattore di differenziazione, ma un requisito fondamentale per riuscire a competere nel medio-lungo termine.
Da una ricerca condotta da Coleman Parkes e sponsorizzata da Ricoh è emerso che il 73% dei dirigenti aziendali ritiene che il raggiungimento della maturità digitale porterebbe ad un aumento diretto dei profitti e il 62% afferma che la maturità aumenterebbe l'attrattiva della loro organizzazione nei confronti di potenziali investitori e di nuovi eventuali proprietari.
Lo studio mette in evidenza come il 50% sia convinto che la maturità digitale possa essere raggiunta più facilmente con il supporto di un partner esterno che, partendo da una fase di analisi dei processi documentali, riescano a gestire il passaggio al digitale in maniera graduale considerando anche i cambiamenti organizzativi mediante piani di Change Management.