Da tempo i Managed Print Services stanno conoscendo un crescente successo sul mercato, grazie anche a offerte sempre più flessibili e sicuramente in grado di fare la differenza. Sono sempre di più le aziende che hanno compreso i vantaggi del ricorso ai servizi di stampa gestiti, che spesso vanno oltre il già importante risparmio nei costi, per arrivare a una maggiore flessibilità, giusto per fare un paio di esempi.

Per comprendere quali sono oggi i principali vantaggi del Printing come servizio e quali i riflessi sul mercato dell’emergenza Covid-19, abbiamo interpellato alcuni tra i protagonisti del settore, inquadrando lo scenario con l’aiuto degli analisti di mercato.

Solide motivazioni

“Oggi come ieri sono molteplici le ragioni che spingono le aziende a investire nei servizi di stampa gestiti: le aziende si affidano a provider di servizi gestiti per essere supportati nel percorso di trasformazione digitale dei propri workflow documentali”, esordisce Sergio Patano, Associate Research Director di IDC Italia, spiegando che gli obiettivi di questo percorso sono “cambiare il modo di ingaggiare un cliente, accelerare la velocità di disegno e sviluppo di un prodotto; favorire l'innovazione; migliorare la resilienza per fronteggiare i cambiamenti del mercato; migliorare l'affidabilità per ridurre rischi e pericoli di un down dei sistemi”.

È anche per questi motivi che “oltre che a ricorrere sempre più ai Managed Print Services (MPS), le aziende cercano anche servizi orientati alla gestione dei workflow, al fine di implementare soluzioni in grado di ottimizzare e automatizzare anche i workflow di tipo ‘document-intensive’ oltre che i device stessi”, prosegue Sergio Patano.

Benefici attesi

Per quanto riguarda i benefici attesi dalla stampa gestita, questi hanno “una doppia valenza: da un lato contribuiscono ad allineare l'infrastruttura di stampa alla riduzione di costi che ha subito e sta subendo l'infrastruttura IT complessiva, come per esempio una riduzione dei costi di archiviazione, della spesa in hardware e nei consumabili per non parlare della riduzione dei costi energetici”, evidenzia Sergio Patano, sottolineando che “dall'altro lato la stampa gestita supporta l'azienda nel migliorare i processi di business facendo incrementare la produttività dei dipendenti riducendo il numero di interruzioni legate al malfunzionamento dei sistemi di stampa e migliorando di conseguenza la soddisfazione di dipendenti e di clienti”.

Ma non solo, in quanto “il ricorso ai servizi gestiti supporta le aziende a incrementare anche il livello di sicurezza e riducendo il rischio di incidenti e di violazioni della normativa, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei dati personali di clienti e dipendenti: una su tutte il GDPR”, spiega ancora Sergio Patano, facendo notare che questo ha “sia il vantaggio di ridurre il rischio di multe sia quello di migliorare sensibilmente la fiducia di partner, dipendenti e clienti, contribuendo di conseguenza a mantenere positiva la brand awareness”.

Processi avvantaggiati

Entrando più nel dettaglio dei processi che traggono vantaggi concreti dall'adozione di servizi gestiti di stampa e per i workflow, questi sono principalmente “tutti i processi IT e di Business fortemente caratterizzati dall'utilizzo di informazioni e documenti”, racconta Sergio Patano. Gli esempi non mancano: “nei processi di contabilità di invoicing, i documenti vengono classificati e indicizzati automaticamente. I dati vengono estratti, abbinati e validati con l'ordine d'acquisto, indirizzati automaticamente all'approvazione e al sistema di ERP aziendale. I vantaggi che ne derivano sono processi di invoice più veloce, riduzione degli errori, che nella maggior parte dei casi sono imputabili ad attività manuali, e infine risorse più libere”, prosegue IDC.  

Anche in ambito bancario, per fare un altro esempio, “per ciascuna nuova pratica di finanziamento i documenti e le informazioni vengono catturate all'origine, controllate per quanto riguarda la completezza e la coerenza, indirizzate automaticamente per la validazione. Tutta la documentazione viene generata, distribuita e archiviata in modo automatizzato. Grazie a questo approccio si ha una riduzione dei tempi per il completamento dell'attività che implica sia un incremento della produttività del dipendente sia una crescita della customer satisfaction, elemento quest’ultimo ancora più importante in ottica di trasformazione digitale”, evidenzia ancora IDC.

L’impatto della crisi sanitaria

L’impatto della crisi sanitaria Covid-19 ha dato un forte impulso ai percorsi di trasformazione digitale. Recentemente, IDC ha condotto alcune survey su un panel di aziende europee per valutare gli impatti del Coronavirus: sui piani legati più specificamente alla gestione dell'infrastruttura di stampa e documentale, le aziende hanno affermato che “in primo luogo il Covid-19 ha contribuito ad accelerare la transizione della comunicazione con i clienti verso il digitale. Questo più che altro per mantenere alto il livello di interazione e di ingaggio con il cliente che è impossibilitato ad andare negli uffici e negozi o filiali”, spiega Sergio Patano, sottolineando che “le aziende hanno anche incrementato gli investimenti in soluzioni cloud-based. Tale decisione è fortemente legata all'utilizzo massiccio dello smart working e quindi alla necessità di fornire ai propri dipendenti soluzioni di collaborazione per continuare a mantenere elevata la produttività dei knowledge worker aziendali, ma anche per garantire un adeguato livello di sicurezza per la condivisione e lo scambio di documenti attraverso l'utilizzo di soluzioni di tipo aziendale e non consumer”.

Di seguito, all'interno di questo speciale, le risposte alle nostre tre domande:
1 - Quali ritenete essere oggi le ragioni principali che portano le aziende a ricorrere ai servizi di stampa gestiti?   
2 - Quali sono i principali processi che possono trarre i maggiori vantaggi dall’ottimizzazione della gestione dei documenti? 
3 - L’emergenza Coronavirus sta modificando molti paradigmi consolidati. Quali sono a vostro parere i riflessi sui Managed Print Services?