Da una ricerca condotta dall’Economist Intelligence Unit e sponsorizzata da Ricoh emerge come le aziende siano troppo ottimiste rispetto alla loro capacità di reagire ai cambiamenti.
I dirigenti aziendali sono molto più inclini a paragonare la propria azienda a un motoscafo (48%), quindi a un mezzo agile e rapido, che non a un carro armato (17%), mentre pensano che la concorrenza sia esattamente l’opposto. In realtà, tre quarti degli intervistati ritiene che la propria azienda non riesca a innovare con la velocità necessaria e solo il 24% può già trarre vantaggio dalle nuove opportunità o rispondere con efficacia a cambiamenti inattesi. Solo un terzo (29%) delle imprese può riorganizzare rapidamente i propri processi a supporto del cambiamento.
Le aziende che cercano di trasformarsi rapidamente sono alle prese con tre sfide:

• una forza lavoro in rapida evoluzione
• la rivoluzione tecnologica
• la necessità di sviluppare processi di business che rendano sostenibile il cambiamento

In questo contesto i centri stampa aziendali non sono più dei semplici fornitori di servizi di stampa e copia per i reparti e gli uffici, ma giocano un ruolo importante consentendo all’impresa di cogliere nuove opportunità, di aggiungere valore al business e di adattarsi al cambiamento più rapidamente.
Nel centro stampa si possono realizzare campagne di marketing multicanale e personalizzate a supporto delle vendite di prodotti e servizi. Grazie alla stampa digitale è possibile produrre documenti e materiali on-demand per aumentare la flessibilità e velocizzare i tempi di risposta al mercato.
La stampa on-demand consente poi alle aziende di ottimizzare la produzione eliminando le stampe inutili e riducendo i costi e l’impatto ambientale. I manager coinvolti nella ricerca evidenziano alcuni fattori che all’interno delle aziende europee stanno frenando la velocità.
La principale barriera è rappresentata dall'incapacità di interconnettere fra loro le piattaforme tecnologiche e questo genera silos informativi e processi frammentati. I manager responsabili del centro stampa aziendale possono aiutare le aziende a superare questa barriera sviluppando una gestione centralizzata e automatizzata dei documenti.
I processi documentali vengono rivisti e gestiti mediante soluzioni di workflow che migliorano la gestione delle approvazioni e dei flussi di lavoro. Questa gestione strutturata dei processi migliora la velocità delle aziende e consente ai business leader di avere una più chiara visione del business per prendere decisioni più efficaci.  Nelle aziende i documenti digitali e cartacei rappresentano il centro di molte attività di comunicazione con i clienti.
Per le imprese è quindi importante riuscire a gestire le informazioni digitali e cartacee in maniera integrata e centralizzata. I manager responsabili dei centri stampa possono quindi ottimizzare e integrare le attività di comunicazione e l’output management per migliorare le campagne anche in un’ottica di multicanalità. I centri stampa migliorano le strategie di comunicazione e di marketing contribuendo ad aumentare il fatturato e consentendo alle organizzazioni di essere più reattive e di riorganizzare rapidamente i propri processi a supporto del cambiamento.

*Direttore Production Printing di Ricoh Italia